Co a jak (4. část) – osvědčená řešení

Zde najdete rady jak postupovat v situacích, které byly uvedeny v minulém příspěvku.

První situace: nastavení projektu

Důležitá je včasná definice KPI a vyjasnění jejich vazby na odměny. KPI se využívají jak pro monitoring projektu, tak mají význam i při motivaci činností v projektu. Mohou motivovat tým k vyššímu výkonu, ale mohou i demotivovat. Je užitečné využívat v rámci projektu i vlastní KPI, zvlášť jde-li o delší a rozsáhlejší projekt. V takovém případě pro projektová KPI by měly platit následující zásady:
1. Musí dávat smysl z hlediska klíčových podílníků projektu.
2. Musí být jasně měřitelné (obzvlášť jsou-li vázány na formální kontrakt).
3. Měly by vycházet z benefitů, které by vznikly využitím výstupů projektu.
4. Měly by jasně indikovat zpoždění a předstih.
5. Musí být v souladu s cíli programu či portfolia.
6. Pravidelně se musí měřit a vyhodnocovat.
7. Musí se měřit a vyhodnocovat i poté, co program skončil.
Stanovení KPI v souladu s těmito zásadami nebývá vůbec jednoduché, a další problém může spočívat v jejich schválení managementem.

Druhá situace: definice KPI

Legenda – návrh řešení KPI v příkladu:

KPI:

1: Zvýšení počtu klientů

2: Zvýšení retence

3: Dodržení harmonogramu

Dává smysl? Jak?

Podílníci mají zájem o rozšiřování portfolia

Podílníci mají zájem o co nejvyšší retenci

Základní kritérium z časové oblasti

Měřitelná? Jak?

Ano a lehce, ale může záviset i na jiných projektech a aktivitách

Ano, nese to menší náklady

Ano, ještě je třeba definovat metriku (co je velké zpoždění a co malé)

Jaké jsou benefity?

Klienti přinášejí byznys

Spokojenost přináší trvalé cash-flow

Zvyšuje se efektivita

Indikuje čas? Jak?

Jen velmi zprostředkovaně

Neindikuje

Ano

Je v souladu s cíli?

Ano, je-li strategie orientována na růst počtu klientů

Ano, je-li strategie orientována na retenci klientely

Ano, například je-li strategie orientována na výnosnost aktiv

Třetí situace: metriky

Doporučené metriky jsou tyto:
• Ekonomika, pracnosti, schopnost využít vlastní zdroje.
• Zda došlo ke kolizi zdrojů.
• Dodržení harmonogramu, zvlášť nepřekročení doby analýzy a programování a dodržení rozsahu testování.
• Kvalita analýzy a komunikace změn analýzy – s kvantifikací této metriky může být problém a její vynucování vede na riziko přemodelování.
• Spokojenost zákazníka či uživatele (zjišťuje se dotazníkem) – měl by mít 2 části, a to projektu a produktu. Pokud bychom požadovali vyhodnocení ze strany zákazníka, pak je třeba si uvědomit, že ten jej leckdy nedělá (podmínkou pro jeho provedení je mít na straně zákazníka nějaký projektový útvar).