Odsouhlasení dokumentů podle metody “Formální Technická Review” (FTR)

Každý den vzniká v pracovním procesu velké množství dokumentů a to různého druhu jako emaily, protokoly, ale i nabídky, koncepty, smlouvy, standardy, atd.

Všeobecně usilujeme o kvalitu dokumentů, ale i zde je rozdíl. Ten je dán autorem, adresátem, účelem nebo uživatelem.

Existuje řada dokumentů a to nejen technických, kde cílem je nejvyšší kvalita, tj. dokumenty bez chyb. K těmto patří studie, koncept, design, nabídka, specifikace, smlouva, návod na obsluhu, reglement, norma, standard, zákon, atd.

V praxi je rozšířená metoda čtyř očí, tj. dokument kontroluje ještě druhá osoba. Jiná varianta integruje do kontrolního procesu více osob a to neformálním způsobem.

Rozšířená praxe je dát nový dokument do oběhu a vyčkat poznámek nebo připomínek oponentů. Samozřejmě dosáhneme lepšího výsledku, ale ne zdaleka nejlepšího, který je v praxi očekáván.

Teprve metoda jakou je “Formální Technická Review”, která je provedena formálním způsobem, nám umožňuje najít a analyzovat další chyby.

Mnohdy se ji říká „Filtr na hledání chyb”, protože množství nalezených chyb se dá doslova nastavit. Variabilní je výběr autora, expertů a též rozsah kontrolního seznamu (checklistu) nebo přidělení částí kontrolního seznamu na jednotlivé experty (obr. 1).

Obr. 1

Princip metody FTR vychází ze standardu IEEE 1028-2008. Původně je určena pro IT, dá se však modifikovat a použít pro technickou i netechnickou dokumentaci, která vyžaduje nejvyšší jakost. Nutno zdůraznit, že jde o metodu málo rozšířenou, spíše neznámou, která čeká na svoje objevení a hlavně uplatnění mimo IT.

FTR je proces, který probíhá ve fázích: plánování, příprava, review, vyhodnocení a závěrečná opatření.

Každá fáze je jasně definována a každý účastník procesu má přiřazenou roli:

 autor, manažer, moderátor, expert a zapisovatel (obr. 2).

                  Obr. 2

Důležitou pomůckou je kontrolní seznam upravený pro dokumentaci, která bude podrobena review. V rámci přípravy s ním pracuje každý expert. Kontrolní seznam obsahuje stěžejní otázky k dokumentu a tímto určuje expertovi i oblast pro přezkoušení textu.

V tomto bodě má FTR analogii s klasickým testem nějakého produktu, totiž checklist odpovídá testovacímu protokolu (obr. 3).

           Obr. 3

 Schůze expertů, vlastní review, probíhá efektivně, každý účastník je obeznámen se zvyky a pravidly, které během review dodržuje. Pravidla pro review jsou stanovena tak, že přispívají ke zvýšení kvality dokumentu a k efektivnímu průběhu schůze.

Metoda FTR umožňuje nejen objevit a vyhodnotit chyby, ale též zde dochází k didaktickému efektu, kterým je vytváření a předávání know-how účastníky schůze (synergie).

Všechny nálezy jsou on-line vizuálně dokumentovány. To zaručuje správnou interpretaci protokolu. Ke každému nálezu je přiřazen druh chyby a to na základě kritérií. Podle výsledku review se rozhodne, zda stačí jen kontrola autorových změn/řešení, nebo zda se provede review znovu. O tom nerozhoduje autor, ale zadavatel review (manažer) na základě výsledků v protokolu.

Metoda “Formální Technická Review” je vhodná pro veškeré druhy dokumentace, tj. i pro netechnickou a jednoznačně zajišťuje nejlepší kvalitu dokumentů. Proces odsouhlasení dokumentů se zkrátí i o více jak 50%. Důležité je, aby všichni účastníci FTR tuto metodu znali nejen teoreticky, ale i prakticky. Nejlepší způsob je školení s praktickým příkladem na vlastním dokumentu. FTR se v praxi osvědčilo, a navíc díky její formálnosti dostanete nový pohled i na jiné druhy schůzí.

Ivan Valíček

i.valicek@bluewin.ch