Přemíra kontroly

V srpnovém čísle PM network vyšla anketa na téma „Jak nastavíte hranice se sponzorem, který podléhá mikromanagementu?“ Přinášíme výsledky a doporučení:

HLEDEJTE SPOLEČNÉ CÍLE

Dokonalý rovnovážný bod neexistuje a obecně je mnohem lepší sponzor hodně zapojený než nedostatečně zapojený. Zachovejte proto se sponzorem důvěryhodný vztah: neváhejte vysvětlit, proč se určité věci dělají určitými způsoby. Využijte příležitosti, kdy zapojení sponzora může pomoci vyřešit obtížný problém. Neskrývejte se před sponzorem, protože to situaci jen zhorší. Koneckonců, oba máte na mysli stejný konečný cíl.

ZÍSKÁNÍ DŮVĚRY

Zásadní je stanovit si očekávání hned od prvního dne. Všem zúčastněným by mělo být jasné, jaké budou jejich role a odpovědnosti – a jaké komunikační kanály budou použity. Rád zajišťuji týdenní komunikaci se sponzory, abych shrnul pokrok a ukázal přírůstek hodnoty z projektu. Jakmile je sponzor spokojen s výsledky, začne důvěřovat týmu a projektu a nevidí potřebu mikromanagementu.

ZÁKAZNICKÁ KOMUNIKACE

Pravidelné osobní sezení se sponzorem projektu je skvělý způsob, jak diskutovat
o jakýchkoli problémech, žádostech a obavách. Také je dobré sdílení projektových poznámek pomocí nástroje pro spolupráci – je to skvělý zdroj projektových informací pro kontrolu vlastníkem. Doporučuji také vyhledat radu od „poradců“ vlastníka – zkuste identifikovat takové osoby abyste zjistili, existují-li nějaké další strategie nebo taktiky, které lze použít k posílení pracovního vztahu.

KROK K PLÁNU

Styl zapojení sponzora závisí na mnoha různých faktorech, z nichž mnohé mohou být zřejmé během analýzy stakeholderů:

  • Jaké jsou motivy sponzora pro mikromanagement? Byl sponzor nedávno povýšen z projektového manažera na liniového manažera? Stalo se
    v minulosti něco, co ovlivnilo důvěru sponzora v projektového manažera, aby dodal dohodnutý rozsah v dohodnutém čase a rozpočtu?
  • Jaké organizační zvyklosti jsou ve společnosti? Je tento způsob práce snad součástí metodiky řízení projektů společnosti?

Žádná instrukce nebude vyhovovat každé situaci, ale analýza zúčastněných stran a prostředí je krok správným směrem. A ujistěte se, že dokumentujete své dohody
v komunikačním plánu projektu.

NASTAVTE OČEKÁVÁNÍ

Chcete projevit uznání zájmu sponzora, ale také vyjádřit respekt k jeho drahocennému času. Navrhuji tedy předem se dohodnout, na jakých schůzkách se sponzor účastní a jaké komunikace bude sponzorovat – zdůraznit, že bude vždy znát relevantní aspekty. Dobrým nástrojem pro tento účel může být velmi krátké shrnutí komunikačního plánu s jasnou maticí odpovědností a účasti sponzora.

ORGANIZACE

Během nedávného projektu jsme měli manažery z různých míst a s různou odpovědností. Bylo naplánováno mnoho společných setkání, které sice uspokojily všechny, ale bylo to ve výsledku kontraproduktivní. Obrátili jsme se na ně proto
s tím, že jsme vytvořili plán řízení projektu se zvláštním zaměřením
na zainteresované strany, rozsah a řízení komunikace. Mimo jiné jsme vytvořili interní zasedání řídícího výboru pro klíčové zúčastněné strany a sdíleli jsme zápisy z jednání a zprávy o pokroku, takže každý měl přístup k důležitým informacím. Zlepšením komunikační struktury jsme snížili úroveň mikromanagementu a pomohli jsme vybudovat důvěru v tým, přičemž odborníci se mohli soustředit
na analýzu a řešení klíčových příčin problémů.