Kontrolní seznam si zaslouží v praxi větší pozornost

Ve světě je kontrolní seznam (checklist) jako dokument velice rozšířen a to
v různých oblastech většinou usilujících o zajišťování kvality. V Čechách jeho užívání v praxi je o poznání menší a v literatuře se téměř neobjevuje. V německy mluvících zemích se užívá i synonym „Fragenkatalog“, ale i tam je v praxi rozšířen pojem checklist.

Osobně jsem s ním byl konfrontován prvně v Čechách při návštěvě filiálky McDonald‘s. Najednou se po místnosti, za plného provozu, pohyboval muž, který občas nahlédl do papírů, rozhlížel se a dělal si poznámky. Moji pozornost vzbudil, když si nasadil bílé rukavičky a cosi hledal na běžně nedostupném místě. Právě probíhal audit s kontrolním seznamem, konkrétně vizuální kontrola usedlého prachu.

Co je kontrolní seznam a k čemu slouží?

Kontrolní seznam je seznam otázek k určitému tématu. Jeho použití je systematické pokládání otázek a hledání odpovědí. Cílem je zjistit momentální stav nějaké situace, systému nebo třeba výrobku.

Užití v praxi je rozšířené a dá se objevit hlavně v oblasti organizační, vědecké a při zajišťování kvality. Jeho používání se najde nejen v oborech jako technika, medicína, letectví nebo marketing, ale i mimo ně.

Pomocí kontrolního seznamu se zjišťují slabá místa a nedostatky ve firmách, a proto je užívá audit. Jindy podporuje výběr produktu. Kontrolní seznam slouží při hledání potenciálního rizika, nebezpečí nebo příčiny poruchy. V medicíně se kontrolním seznamem zjišťuje připravenost před a po operaci, jindy se hledají chyby v dokumentech. Jeho užití se rozšířilo i do privátní sféry a tak jsou známy kontrolní seznamy pro organizaci svatby, při stěhování nebo při plánování dovolené.

Kontrolní seznam jako pomůcka má určitou analogii s testovacím protokolem. V obou případech se systém přezkušuje a hledají se potenciální slabiny. Výsledky získané podle kontrolního seznamu se dokumentují, stejně jako je tomu s testovacím protokolem.

Kontrolní seznam je univerzální pomůcka, která je i nositelem know-how. Vytváří se často v týmu, nebo je minimálně týmem odsouhlasena, třeba v nějakém workshopu.

Otázky v kontrolním seznamu jsou strukturovány a soustřeďují se na jedno téma, jako třeba „Kontrola dokumentu“. Na otázky v kontrolním seznamu by měla následovat jednoznačná odpověď a sice „ano“ nebo „ne“.

Kvalita kontrolního seznamu závisí na zkušenosti autora a způsobu odsouhlasení. Ověřený kontrolní seznam je velice účinný při rutinních úlohách, ty se totiž dají kontrolovat nebo i delegovat.

Užitím v praxi se získávají zkušenosti a kontrolní seznam je třeba modifikovat, tedy novými otázkami se doplní a jiné se vyloučí.

Až budete mít na programu nějaký racionalizační workshop, tak zkuste navrhnout kontrolní seznam. Než však začnete nějaký kontrolní seznam tvořit, tak se podívejte na internet, určitě tam najdete inspiraci pro svoji práci.

Ivan Valíček, i.valicek@bluewin.ch