Přemíra kontroly

V zářijovém čísle PM network se zeptali komunity pro řízení projektů: Jak zajistíte, aby členové týmu měli dobrou představu o sladění projektu se strategií a o klíčových cílech už při zahájení projektu? Přinášíme výsledky a doporučení – mimochodem to má také vztah k tématu příští diskuze:

UDĚLEJTE Q & A SESSION

Kickoff je jednou z nejlepších příležitostí na to pozvat všechny zúčastněné a dostat všechny na stejnou informační úroveň. Nejprve je třeba nastíním cíle projektu pomocí prezentace, případně zasláním dokumentů členům týmu. Během úvodního setkání požádám fórum o dotazy. Mohou existovat otázky týkající se přesného rozsahu, podpory po uvedení do provozu nebo zdrojů do projektu.

SDÍLENÁ STRATEGIE

V ideálním případě je strategické srovnání cílů projektu provedeno ještě před kick-offem. Ale v organizacích, kde není projektové řízení zralé, toto počáteční sladění by mohlo chybět. Pak je dobré zajistit, aby se důležití podílníci, tj. lidé, kteří mohou hovořit o strategii, cílech projektu a očekávaných výsledcích, zúčastnili úvodního setkání a měli tam přední slovo. Věnujte jim přiměřený čas na dotazy a odpovědi. Na svých výročních schůzkách se mi líbí přístup Q&A Warrena Buffetta: odpovídejte na otázky, dokud nebudou se všechny nevyčerpají. Je nezbytné, aby každý měl jasnou představu o sladění projektu se strategií před zahájením projektu.

TUPLOVANÉ SETKÁNÍ

Používám úvodní setkání jako svou nejlepší příležitost, jak sladit zúčastněné strany a tým s cílem projektu. V závislosti na velikosti a složitosti mohu uspořádat dva kick-offy. Jeden se skupinou takových stakeholderů, jako jsou linioví manažeři, vedoucí oddělení a podobně, a jeden s projektovým týmem, který práci provádí. Cílem je hovořit o tom, jak se projekt přizpůsobuje organizačním cílům a jak role každého člověka přispívá k úspěchu. Pokud je to možné, zeptám se, zda může sponzor nebo výkonný pracovník také říci pár slov.

UKÁZAT NA SPOJENÍ

Je dobrým zvykem mít na kick-off obrázek (prezentaci), který ukazuje vztah organizačních či divizních cílů v projektu. Často žádám sponzora, který je k dispozici, aby přišel na pár minut a promluvil a pomohl si touto prezentací. Posiluje to význam projektu pro členy týmu a pomáhá jim to pochopit hodnotu jejich příspěvku. Rovněž to zajišťuje, aby se sponzor stal tváří projektu, což je důležité pro komunikaci a pro odpovědnost.

NÁSKOK

Pro mě je nutné dobře zvládnout poslání, cíl a rozsah projektu, a to ještě před začátkem. Abych si ujasnil pochopení požadavků a rozsahu, položím pár otázek, například: Proč je tento projekt důležitý? Jak to pomůže organizaci? Co se od projektu očekává? Během kick-offu by projektoví manažeři měli využít příležitost k představení a stanovení společných očekávání. A to jak sladění projektu tak jeho cílů. První složkou úspěchu projektu je přimět všechny zúčastněné strany, aby se k poslání, cíli a rozsahu už při zahájení projektu odhlásily.

DO HLOUBKY

Před zahájením se snažím zjistit, proč tento projekt vznikl. Proč to klient potřebuje? Proč teď? Proč pro tuto skupinu? Jakmile poznáme kontext, celý tým jej může využít k tomu, aby už v rané fázi zajistil, že uspokojíme potřeby klienta. To bezpochyby souvisí s celkovou firemní strategií a vizí. Tento kontext nejen umožňuje projektovému týmu plánovat odpovídajícím způsobem, ale v mé roli také umožňuje představení produktu širšímu týmu, včetně konzultantů.