Co s rozptylováním?

V zářijovém čísle PM network vyšel příspěvek s radami, jak mohou projektoví manažeři získat zpět čas na svou práci. Z obsáhlého článku vybíráme základní ideje:

STOP AKTIVITÁM PLÝTVAJÍCÍM ČASEM

U projektových úkolů musí manažer projektu najít způsob, jak je zefektivnit – nebo je eliminovat. Přemýšlejte o aspektech své práce, zvláště těch, které se zdají neefektivní, a zeptejte se sami sebe:

1. Je to úkol, který musím udělat, nebo to může udělat někdo jiný?

2. Kdy je pro mě ten nejvhodnější čas na tento úkol?

3. Jakou hodnotu přidává tento úkol? Pokud nic cenného, změňte jej tak, aby byl hodnotný, nebo ho přestaňte dělat.

POZNÁMKY

Jsem-li mimo svůj pracovní stůl, přidám si do telefonu poznámku nebo připomenutí s alarmem.

NEMILOSRDNĚ NA E-MAILY

Dodržuj tři pravidla na došlé maily:

1. Smazat. Doručená pošta se může snadno zaplnit bezcenným e-mailem. Pokud nepoznávám odesílatele nebo předmět nesouvisí s mou prací, zprávu smažu. Zároveň ji označím jako spam a nechám svou e-mailovou službu zablokovat odesílatele.

2. Vyřešit. Některá pošta spojená s projektem může být zpracována brzy – za dvě tři minuty. Udělej to hned; jinak se ztratí čas opětovným otvíráním e-mailu.

3. Odložit. To je často nejtěžší. Odpověď na e-mail by někdy mohla vyplnit celý den. To je problém. Takže odložím e-mail na konkrétní čas, abych mohl dělat jinou práci a na reakci na mail si zablokuji čas. Že takto nakládáte s e-mailem by ale ostatní měli vědět. Například, pokud mi někdo pošle e-mail s naléhavým problémem, neměl by očekávat, že dostane odpověď hned. Pokud očekává okamžitou odpověď, ať vypustí e-mail a zavolá.

NE TELEFON PO PRÁCI

Počkejte do rána. Podle zkušeností je stejně velmi málo toho, co lze po pracovní době udělat. Ostatní organizace jsou uzavřeny, tak co?

PLÁNUJTE V KALENDÁŘI

Je důležité blokovat si čas ve dni nebo v týdnu pro důležité úkoly. V té době je možno využít zprávy, že nejsem momentálně k dispozici – a máte klid na důležité úkoly.