Komunikační minimum pro řízení projektů

PM, který řídí paralelně více projektů, musí zjednodušit komunikační proces.

Ten se odehrává každý den, a proto je třeba uvážit zda je efektivní, bezchybný a nestresový. Při komunikaci máme celé spektrum tools, jako je outlook/email, telefon na pevné lince, mobilní telefon, videokonference, Skype, WhatsApp. Komunikujeme formálně na schůzích a neformálně při obědě, atd. Tento proces musí spolehlivě zachytit, vyhodnotit, zpracovat a zaslat informace všeho druhu.

Pro optimalizaci procesu je dobré realizovat následující kroky:

  1. Nastavení infrastruktury
  2. Stanovení pravidel pro komunikaci
  3. Ověření v praxi

1. Nastavení infrastruktury

Email / Outlook

Základem je emailová komunikace. Zde platí pravidlo „Co není psáno není ani dáno“. Pro jednotlivé projekty je třeba vytvořit emailovou strukturu. Vyřízené emaily se zde odloží. Další a sice definitivní uložení emailů je v projektové struktuře. Nevyřízené zůstávají na vstupu. Každý projekt má zkratku, která se uvádí v emailu, např. NIS 2020.

Pro stanovení termínů pro schůze je dobré prosadit, aby všichni zanesli do kalendáře svojí nepřítomnosti, externí i interní.

Telefon

Zákazník zná plánovanou nepřítomnost PM. Dále akceptuje a provádí komunikaci s nastavením Single Point of Contact. Všeobecně cílem je zajistit 100% komunikaci se zákazníkem. To jde jen za pomocí zástupce PM.

I pevné linky mají svoje výhody. V telefonní centrále necháte nastavit přenesení signalizace po 3x zazvonění na další členy týmu. Mobil jsem používal jen operativně, třeba mimo kancelář.

Registrace pro komunikaci

Kromě emailů a telefonátů je třeba zachytit výsledek telefonního rozhovoru, jindy komunikaci na chodbě se šéfem jiného oddělení. Mně se osvědčil blok s kroužky o velikosti A4 a to i v 21. století. Z jedné strany jsem psal „To do list“, každá úloha byla zkratkou přiřazena k projektu vždy s datem, úloha byla formulována, přiřadil jsem deadline a prioritu, atd. Na první pohled je vidět, které úlohy se dají řešit společně, což se znázorní propojením. Byla-li úloha splněna, potom následovalo škrtnutí. Z druhé strany jsem měl důležité poznámky, např. ze schůzí nebo telefonních rozhovorů.

Sešit mně vydržel 1 rok a i teď doma používám stejný princip. Když do poznámek během dne pravidelně nahlédnete, tak vám garantuji komunikaci bez problémů.

2. Stanovení pravidel pro komunikaci

Při větším množství projektů je třeba usilovat a dohovořit Single Point of Contact, t.zn. že jedna osoba pro komunikaci. Též je výborné zanesení nepřítomnosti do MS Outlooku.

Telefon

Partneři by měli vědět, ve kterou dobu jste nejlépe dosažitelní, např. 8h  – 12h a potom 14h-17h. Při nepřítomnosti PM jeden z kolegů převezme rozhovor, oznámí jeho nepřítomnost, poznamená projekt, jméno a téma. Přitom zákazník se dozví, kdy se mu PM ozve. Zde poslouží i zmíněný kalendář s nepřítomností v Outlooku. K informací mi stačila od kolegy vyplněná cedulka s výše zmíněnými údaji. Většinou jsem jich našel více, na telefonát jsem se připravil a ve vhodnou dobu, ještě tentýž den, zavolal nazpět.

Jestliže jste s partnerem došli k nějakému rozhodnutí během telefonického rozhovoru, potom musí následovat email, který to dokumentuje.

Tedy asi takto:

–       Jak včera na telefonu prohovořeno, shrnuji následující…..

Zdůrazňuji důležitost těchto emailů. Praxe ukazuje, že se občas zapomene, věc se jinak interpretuje, což mnohdy vede k dohadům. Při jedné eskalaci jsem musel zpracovat průběh komunikace v projektu se zákazníkem za několika posledních měsíců. Cílem byla náhrada za nedodržení lhůt a úspěšně se uplatnilo penále podle smlouvy.

Email

Rychlá komunikace urychluje průběh projektu. V rámci projektu i na jeho rozhraních je dobré prosadit první odpověď po emailu během 48 hod. Je-li nějaký dotaz, tak reakce musí proběhnout max. do dvou dnů. Zákazníkovi je třeba email potvrdit a sdělit mu, kdy může informaci očekávat. Takto je to třeba prosadit i interně mezi členy projektu.

Schůze

Ze začátku se stanoví např. periodický rytmus, později podle potřeby. Důležité je plánování termínů. Cílem je mít na projektové schůzi největší účast stěžejních pracovníků. Zde opět pomůže outlookový kalendář. Pro nepřítomné je k dispozici protokol ze schůze. Jak se termínuje schůze se zákazníkem nebo dodavatelem záleží na situaci a potřebě komunikace.

Pro schůzovní protokol se nabízí standardní šablona. Na protokol ze schůzí by účastníci neměli čekat déle jak jeden týden. Je-li pro zákazníka, tak je třeba jeho obsah schválit.

3. Ověření v praxi

Výše uvedené je praktické komunikační minimum, které se mně osvědčilo. Takto jsem řídil současně i více jak 20 projektů. Není problém integrovat elektronické přístroje, ale nezapomeňte na nabité baterky. Důležité je stanovit a uvést do praxe pár pravidel. Již zanášení nepřítomnosti do outlookového kalendáře může být pro někoho problém. Tady pomůže jasná podpora ze strany liniového vedení. Na druhé straně privátní aktivity tam skutečně nepatří. S překvapením jsem si jednou přečetl, že kolega tráví víkend na chalupě s přítelkyní Barbarou. Tak to je zase druhý extrém. Single Point of Contact je třeba vysvětlit a zdůvodnit jak u zákazníka, tak i v projektovém týmu. „Co není na papíru, nebylo řečeno“ nepatří do kategorie byrokracie, ale mezi důležitou projektovou dokumentaci. Ne náhodou se z toho může vyvinout důvod pro change management.

i.valicek@bluewin.ch