Moje komunikační minimum pro řízení projektů

Díky kolegovi Valíčkovi se zde otvírá téma, které je bezesporu důležité pro efektivitu projektového manažera a pro to, aby vůbec zvládl vše, co se od něj očekává. Zároveň jde o téma velice individuální, kde každý ze zkušených PM posbíral během své praxe jedinečné zkušenosti a používá to, co se jemu odvědčilo a co odpovídá jeho naturelu.

Plně souhlasím s tím co kolega napsal a dovolím si doplnit pár poznámek o tom, co se také osvědčilo mně:

  1. Snažte se o schůzky co nejkratší. Můj cíl je mít projektové schůzky do ½ hodiny. Věřte, že každý člen týmu tento přístup velice ocení a bude vám na schůzky chodit (což vůbec není samozřejmé). Jak toho dosáhnu? Viz další čtyři body.
  2. Nedržte reportovací schůzky, je to ztráta času. Informaci o stavu plnění úkolů jednotlivých členů týmu můžete získat předem (stačí telefonát nebio mail) a zanést do přípravy ke schůzce, kterou rozešlete předem. Každý si jej může přečíst a na schůzce se již řeší jen rozpory a rizika.
  3. Neřešte na schůzce celého týmu ani problémy, které zajímají jen část týmu. Objeví-li se, pak definujte kdo a do kdy tento problém vyřeší tak, aby mohl o výsledku informovat tým (a to formou popsanou v předchozím bodu). I to, že se nedohodli, je výsledek – teprve pak následuje eskalace na PM.
  4. Chvíli přípravy věnuji i tomu, že si připravím předem rozhodnutí tam, kde jej jsem předem schopen. I to napíšu do přípravy, aby se na to mohl každý člen týmu připravit.
  5. Nezdržujte tým klepáním zápisu do počítače a hledáním správných kláves na klávesnici, když schůzku řídíte. Mně se osvědčilo rozeslat jako přípravu návrh zápisu, který si na schůzku vytisknu a na místě na základě diskuze jen dělám korekce. Ale jde-li o on-line schůzku, pak jej promítám a korekce dělám rovnou v průběhu callu. Nezapomeňte pak zápis přepsat, rozeslat a archivovat.
  6. Rozlišujte, stejně jako státní správa, pojmy záznam a zápis. Záznam je pokud průběh zapíšete a neověřujete s ostatními a rozešlete. Pokud nejsou ve vašem projektu třecí plochy, pak záznam bohatě stačí a nezdržujte se ověřováním. Naopak pokud z nějakého důvodu je zapotřebí zápis, tedy potvrzení formulací od členů schůzky, pak jej vytvořte a odsouhlaste rovnou na místě! Později jej už nemusíte uzavřít a i tak můžete ztratit mnoho času „mailovou válkou“. Ani obvyklá finta ve formulaci „když neodpovíte do … bude schváleno“ nepomáhá – dojde-li na lámání chleba, tak to neplatí.
  7. Nastavte si na odesílání mailu prodlevu, třeba jedna minuta. Jinak se vám nepochybně několikrát v životě stane, že odešlete něco, u čeho si rvete vlasy jen to odešlo. A pak je problém. Takhle to můžete ještě na poslední chvíli zadržet.
  8. A v neposlední řadě definujte nějaké penále za pozdní příchod na schůzku a pak jej vyžadujte. Protože já jsem na sladké, tak u mne je to koláček za každou minutu zpoždění. Aspoň máme na schůzkách občerstvení – zpočátku, než začnou všichni chodit včas.

Připravil Igor Luhan