Přes(čas)

Práce přesčas je běžná, ale je to často emotivní téma. Názory se mohou lišit od člověka k člověku a od organizace k organizaci. Jako vedoucí projektů se musíme vypořádat s tímto cenným, ale často nepochopeným a zneužívaným nástrojem a zajistit, aby se s ním správně zacházelo. To zahrnuje pochopit, co přesčas znamená pro firmu, pro nás a pro ty, které vedeme. Zde jsou některé myšlenky, které mohou posloužit jako výchozí bod pro zvážení a diskusi o tomto důležitém tématu.

Většina organizací spoléhá na své zaměstnance a očekává od nich přesčasy, aby splnila obchodní cíle. Každá organizace má svůj vlastní pohled na práci přesčas. Některé chtějí, aby přesčasy byly vzácnou událostí, jiné vyžadují schválení od vyšších vedoucích, některé ji berou jako samozřejmost. Některé organizace kompenzují svým zaměstnancům přesčasy a některé podléhají pravidlům kolektivního vyjednávání.

Ukazuje se, že se očekává od člena týmu pracovat až 10 hodin týdně přesčas – někdy i mnoho týdnů nebo měsíců – v případě potřeby. A pravděpodobně nastanou chvíle, kdy v některém týdnu je třeba pracovat více než v jiném.

Pokud však situace trvá delší dobu, může být něco špatně. Členové týmu mohou být nepřiměřeně přetíženi, pracují neproduktivně, mají špatné pracovní návyky nebo mohou být ve špatném zaměstnání. Nadměrná práce přesčas – více než 10 přesčasových hodin týdně – může přispět k vyhoření, k osobním problémům a dalším negativním výsledkům. Pokud se členové týmu domnívají, že přesčasů je příliš, měli by si promluvit se svým vedoucím a navrhnout řešení.

Nadměrné přesčasy však mohou být ospravedlnitelné, pokud je to vyžadováno pro záchranu zaměstnání, společnosti nebo pro splnění osobních cílů. Existují také lidé, kteří se rozhodnou pracovat přesčas prostě kvůli své lásce k práci. Jakkoliv přesčasy mohou způsobit, že produktivita a kvalita práce trpí, může to mít i opačný účinek pro vysoce motivované a soustředěné členy týmu.

Využití přesčasů je jednou z možných forem projektové rezervy. Měly by fungovat jako bezpečnostní síť, aby zajistily nezbytnou práci. Smyslem práce přesčas není pracovat více hodin, ale musí cílit k dosažení konkrétních výsledků, ať už je to plnění závazků nebo uspokojení vznikajících obchodních potřeb.

Práce přesčas by obvykle neměla být plánována dlouhodobě. Projekty pravděpodobně více využijí přesčasy jako nárazovou rezervu. Ale na velmi
krátkých projektech, které trvají pouze několik dní až týdnů, může plánováno být pro splnění obchodních potřeb.

Příčiny hodin navíc mohou ležet ve spoustě organizačních nemocí: přehnaná prodejní a marketingová očekávání, nepřiměřené nebo nepochopené požadavky, špatné odhady, podceněné nebo nepovedené plánování, slabé vedení. Přesčasy však nemusí nutně znamenat, že někdo udělal chybu. A nejlépe vedené projekty nejsou nutně ty, které končí bez potřeby přesčasů. U jakéhokoli projektu můžecdojít k potřebě přesčasu, aby se dosáhlo významného milníku.

Cílem projektového manažera je plánovat aktivity tak, aby nemuselo docházet k přesčasovým pracím na projektu. Sledování časových odchylek a jejich příčin umožňuje projektovému manažerovi včas identifikovat případné potřebypracovního přesčasu. Z praktického hlediska je doporučeno pracovat s případnýmipracovními přesčasy jako s mimořádnou událostí, nevnímat je jako standardní záležitost. Projektový manažer by měl být rovněž zodpovědný za sledování aktuální spotřeby zdrojů oproti plánované spotřebě zdrojů a znovu identifikovat odchylky a jejich příčiny. V neposlední řadě je rovněž doporučeno myslet na odpovídající odměnu za případný pracovní přesčas na projektu (finanční, náhradní volno, pozvání na kafe, atd.).

Práce přesčas, ať už aby se dosáhlo víc, než se čekalo, nebo proto, že jste se pro něj dobrovolně rozhodli, může v kariéře pomoci. Neměl by to ale být standard. Důležitost toho, že členové týmu dosahují zdravé rovnováhy mezi osobním a profesním životem, dobrý vedoucí zná. A zajistí, aby se tak stalo.