Úlohy v projektech

Zpracování úloh v projektech je průběžný proces od začátku do konce. Jedná se o spektrum úloh, ke kterým je třeba přiřadit kompetentní řešitele. Převážná část je definována jako pracovní balíčky a ty jsou součásti plánu. Řada dalších se objevuje neočekávaně během celého průběhu projektu. PM junioři, třeba nedávno ještě programátoři, v rámci nové funkce mají tendenci se vrátit do „starých časů“ a něco naprogramovat. Je-li tomu tak, potom jako PM ztratí dříve nebo později přehled. Máte-li minimálně sedm členů v projektu, tak jako PM již nemáte čas na další aktivity mimo vaši funkci.

Ve funkci PM jste konfrontování s řadou úloh majících různé aspekty: velké/střední/malé, velice důležité/důležité/nedůležité (těm se říkalo „kosmetika“). PM úlohy přiděluje/deleguje. Hlavní úlohy se plánují, tj. zanese se název úlohy, řešitel, termíny a návaznost. Přiřazení úlohy se provádí např. výběrem, kdy celý tým je přítomen a hledá se optimální přiřazení podle vytížení a kompetence řešitele. Jednotlivé úlohy se diskutují a přiřazení probíhá dotazem. «Kdo to přebere?“ Samozřejmě se přihlíží ke zkušenosti pracovníka a jeho vytížení. PM musí uvažovat dlouhodobě. Získané know-how ze zpracované úlohy nesmí zůstat u jednoho pracovníka. Např. každý SW modul by měli znát alespoň dva programátoři pro pozdější modifikace. PM musí stále kontrolovat vytížení jednotlivých pracovníků v projektu. Tady je výhodné, aby každý věděl, která další úloha ho očekává. Tím se garantuje efektivnost při jejich zpracování. Celkovou vytížitelnost každého pracovníka, ne vždy je jen v jednom projektu, plánuje a kontroluje jeho liniový šéf. Při neočekávaných úlohách, vyplývajících např. z change managementu, je potřeba odborník z jiného oddělení. V takových případech PM vyjednává s odborníkem i s jeho liniovým vedoucím a všichni tři hledají kompromis. Je potřeba mít před očima trojimperativ, výsledek je třeba komunikovat se zákazníkem a zanést do plánu.

Také během projektu se počet úloh mění. Při náběhu jich přibývá, ve fázi realizace je jich nejvíce a při dokončování projektu jich ubývá. (tzv. želví křivka). Důležité je pro pracovníky opouštějící projekt mít další úlohy z nových projektů. Nastane-li výpadek, potom je třeba mít úlohy interní, např. pro infrastrukturu, tj. pro oddělení nebo firmu jako standardní procesy nebo inovativní nástroje. Jsou-li všichni interní pracovníci plně vytíženi, potom je třeba se obrátit na osvědčené externí specialisty.

V rámci delegování úlohy, tj. při zadání úlohy, je třeba s řešitelem úlohy prohovořit postup při řešení, kvalitativní aspekty, termín a očekávaný výsledek. Vždy jsem upozornil, že v případě problémů s řešením je k dispozici celý tým. Při realizaci PM už do toho nemluví, aby «dobře míněné rady“ zpracovatele nedemotivovaly. V rámci kontroly je třeba volit vhodné otázky: «Je vše O.K.?“ „Je něco zajímavého pro ostatní kolegy?“ „Běží vše na zelenou?“, atd.

Samozřejmě jedna kontrola na konci je příliš pozdě. Modus je různý, nejpozději se kontrola provádí v polovině zpracování. Důležité je projevit zájem, to berou pracovníci pozitivně. Cílem je získat přehled přes všechna řešení. Zde pomůže i pravidelná projektová schůze.

Ne všechny úlohy se objeví v plánu, nicméně všechny delegované úlohy je potřeba dokumentovat. Nedovolte zpětné delegování. Projevuje se to např. dotazy. Jak to mám dělat? Je to tak správně? V každém případě se nesmí přebrat práce řešitele.

Jsou-li úlohy úspěšně vyřešeny, potom úspěch přenechte řešitelům. V opačném případě se budou cítit demotivováni.

Závěr
Výše uvedené principy se používají i u velkých projektů. Tam vás zastoupí PM z jednotlivých oddělení. Analogicky komunikujete se zástupci jednotlivých oddělení a ti by měli zadávat a kontrolovat úlohy u svých pracovníků podle výše uvedených pravidel.

Uvedené principy jsou též známy pod pojmem „Management by Objectives“. Ve skutečnosti nic nového. Při návštěvě Edisonovy laboratoře (muzeum na Floridě) se dozvíte, že tuto metodu měl perfektně zvládnutou. V laboratoři měl více jak třicet pracovníků, které pravidelně obcházel majíce v ruce zápisník. S každým prohovořil výsledky pokusů, možné varianty nebo nové zadání a vše hned on-line dokumentoval do zápisníku, malého sešitku. Těch se dochovalo na tři tisíce. Mezitím promýšlel zadání a varianty řešení a to v leže na kanapi. Tam si dal šlofíka, lépe řečeno uvedl svůj mozek do stavu alfa, který je příznivý pro kreativní práci, a hledal řešení nebo zadání pro pokusy. O tom, že byl úspěšný, svědčí více jak tisíc jeho patentů.

20.1.2020, i.valicek@bluewin.ch