Někteří lidé jsou přirozeně skvělými komunikátory; pro nás ostatních to vyžaduje nějakou práci. Dobrou komunikaci určuje mnoho různých komponent, ale dobrým výchozím bodem je plán řízení komunikace. Když si s ním dáte odpovídající práci, tak vám poskytne šikovný kontrolní seznam, který zajistí, že budete komunikovat kdy a co byste měli. Ale to není nutně jeho nejsilnější výhoda. Pokud to uděláte správně, může být sestavení Plánu řízení komunikace skvělým nástrojem pro budování vztahů se zákazníkem, s managementem a dokonce i s týmem.
Jak tedy postupovat při vytváření tohoto plánu? Technika je nazvaná v PMBOK® jako analýza podílníků. Trochu velká slova pro činnost zakládající se na využití zdravého rozumu. Zde je pro jistotu konkrétní postup:
- Zjistěte, komu na vašem projektu záleží (nebo by ho měl zajímat).
- Určete, od koho dalšího budete potřebovat informace.
- Rozhodněte se, jaké informace potřebujete.
- Zeptejte se zúčastněných stran, jaké informace chtějí nebo potřebují.
- Vytvořte koncept pro své komunikační potřeby.
- Zkontrolujte návrh na schůzce s co největším počtem zúčastněných stran.
- Vytvořte plán řízení komunikace ze vstupu, ze kterého získáte hodnotící schůzi.
Podívejme se na tyto kroky trochu podrobněji. První a druhý krok je ve skutečnosti jen snaha zjistit, s kým komunikujete. Obvykle je snadné identifikovat podílníky jako zákazník, sponzor nebo vaše vedení; ale může být méně zřejmé, že potřebujete komunikovat se svými kolegy, ale i např. s vládní agenturou nebo různými organizacemi, které by váš projekt mohl ovlivnit. Mezi techniky, které zde mohou být užitečné, patří brainstorming, revize minulých projektů (hlavně jejich dokumentů) a pohovor. V této fázi projektu je lepší zahrnout než vyloučit. Jakmile je váš rozsah pevně definován, některé z těchto podílníků můžete vyloučit.
Kroky 3 a 4 se zaměřují na to, jaké informace jsou skutečně potřebné. Nedostatečná komunikace může být vážným problémem, ale také nadměrná komunikace není někdy vítaná. Zeptejte se sebe a případně podílníků: „Proč?“ Pokud nevíte, proč něco potřebujete, je pravděpodobné, že byste se měli držet stranou.
Následují kroky 5 a 6. Vytvořte návrh a prohlédněte jej s klíčovými podílníky. Může to být docela jednoduché.
Pokud si teď prohlédnete komunikační mapu, pravděpodobně se toho o svých podílnících dozvíte hodně. Pravděpodobně je do procesu plánování projektu zapojíte snadněji. Hlavně můžete zjistit, jakou upřednostňují komunikaci a co by měla být vaší nejlepší komunikační strategie. Někteří z nich mohou upřednostňovat e-mail jednou za měsíc; ostatní mohou potřebovat individuální schůzku s podrobnou analýzou stavu projektu.
V tomto okamžiku by mělo být docela snadné převést to, co víte, do Plánu řízení komunikace. To je krok 7. Lze provést ve formátu tabulky, který ukazuje, co, kdy, kde, jak a kdo. Ale může to být i mind-mapa pto toho, komu vyhovuje. Ujistěte se ale, že to bude živý dokument, protože vaše komunikační potřeby a potřeby vašich zúčastněných stran se pravděpodobně budou měnit tak, jak projekt prochází fázemi a jak se měmí i okolí projektu.
