Dnešní projekty se liší od projektů před 10 nebo 20 lety. Většinou díky zavedení internetu a následnému softwaru založenému na cloudových technologiích způsob, jakým pracujeme – a tedy i naše projekty – prošel revolucí. Charakteristika řady nynějších projektů je v tom, že požadavky na projekt se mohou dennodenně měnit a od odpovědných týmů se očekává, že s těmito situacemi budou pracovat plynule. Zúčastněné strany se chtějí více zapojit do projektů, zatímco jsou stále v procesu, což znamená, že mohou kdykoli změnit svůj názor (a vytvořit další práci pro týmy).
Tradiční (vodopádové) řízení projektů v takové situaci často nevyhoví. Jako řešení se nabízí agilní metodiky. Proto jsou i tématem příští schůzky Projektového Undergroundu. Agilní ale neznamená jenom Scrum. Seznamme se zde proto s další zajímavou metodikou, která pro některé typy projektů je nepochybně vhodnější.
Extreme Project Management (XPM – překlad do češtiny asi ani zatím neexistuje) je krátký a flexibilní tam, kde tradiční řízení projektů není. XPM umožňuje měnit projektový plán, rozpočet a konečný výsledek tak, aby vyhovoval měnícím se potřebám bez ohledu na to, v jaké fázi se projekt nachází, a obvykle zahrnuje projekty, které trvají jen několik týdnů nebo dokonce jen několik dní. Narozdíl od metodiky Scrum však není vázán povinným procesem práce, přesně danou délkou cyklu apod.
Tým, který chce použít XPM musí počítat s tím, že bude třeba učinit několik pokusů o přiblížení se ke správnému a optimálnímu řešení místo toho, aby se jednoduše zaměřil na dokončení všeho po prvním pokusu. Princip je ve využití zkoušek, aby se co nejdíve a nejsnadněji zjistilo, co funguje a co ne. Jde o proces se samočinnou korekcí – když se věci zhoršují, je třeba se vrátit zpět na původní cestu. To vyžaduje odstup od hierarchie při rozhodování, bez něho nelze postupovat rychle ani vytvářet neotřelé nápady. Jde tedy o projekty řízené lidmi, namísto procesu řízených (lidé neupravují své projekty podle modelu, přizpůsobují modely tak, aby odpovídaly projektu).
Plán projektu s ohledem na extrémní řízení znamená, že očekáváme změnu, uznáváme, že časové lhůty se mohou měnit a ponechat prostor pro chyby. To může být pro projektového manažera zvyklého na vodopádový přístup problém. Ale nejen pro něj, i pro jeho okolí.
XPM staví na velice kompetentním samořídícím se týmu. Zároveň má být svižný. Je třeba shromáždit tým lidí, kteří jsou ochotni a připraveni přijmout tuto metodu. Pokud by členové týmu preferovali pomalou práci a chtěli mít pro všechna rozhodnutí schválení vrchním managementem, tak to nebude fungovat.
Společné charakteristiky extrémních projektů, vhodných pro řízení metodou XPM, jsou:
- Požadována rychlá práce a brzký výsledek
- Vysoce komplexní potřeby, nejistota o nejvhodnějším řešení, neznámé výsledky projektu
- Časté změny projektových požadavků v průběhu projektu
XPM vychází z vodopádového modelu. Ale plán musí odpovědět na všechny následující otázky: Kdo to potřebuje co a proč? – Co to bude dělat? – Můžeme dostat to, co je pro dokončení potřeba? Stojí to za to?
Práce se plánujte v krátkých cyklech – několik týdnů maximálně. Během kick-off schůzky při zahájení projektu poskytněte všem plný přehled o dané práci. Nejdůležitější je motivace týmu. Je třeba tým přimět, aby se s prací na velkém novém projektu plně ztotožnil. Odpovězte členům týmu otevřeně na každou jejich otázku a jasně jim sdělte očekávání. V neposlední řadě od prvního dne musí být tento projekt prioritou.
S klientem se komunikuje často, pozorně se sledují jeho potřeby a okamžitě odesílají korigující informace týmu. Postupuje se v pracovních cyklech doprovázených kontrolami, review sessions a pokud se zdá, že se projekt zhoršuje, konají se speciální schůzky určené k novému vymezení projektu.
Protože o motivaci jde v první řadě, doporučuje se při ukončení cyklu udělat malou oslavu, která umožní pocítit, že si týmu vážíte díky této náročnou práci. Také každou schůzku se doporučuje zahájit uvedením úspěchů týmu od posledně.
Typické je, že se nenastavuje více procesů než je nezbytně potřeba. Je velice žádoucí držet takový projekt dle zásady KISS – keep it simple, stupid. Každý projekt obvykle vyžaduje a využívá různé kroky a různé šablony.
Pokud Vás tento popis zaujal, tak další informace o nástroji XPM najdete v knize eXtreme Project Management autora Doug DeCarlo. Jedná se o velmi podrobné informace o všem, co byste měli vědět, abyste mohli začít s XPM, včetně tipů na navrhované schůzky, jednání se zúčastněnými stranami a vyřešení projektových problémů. Knihu je možno koupit, případně ji mohu zapůjčit.
Na závěr si dovolím parafrázovat jeden z příkladů uvedených v této knize. Autor uvádí, že první použití této metody je svázáno s Noemem. Dozvěděl se totiž, že bude potopa. Obvyklé řešení povodní spočívá v tom, že se přesunete na vyšší místo, třeba na kopec. Tedy řešení potopy klasickým projektovým řízením by spočívalo v hledání nejvyšší polohy, kam voda nedosáhne. Případně, pokud by se ukázalo, že to nestačí, tak jako změnový požadavek by se na nejvyšším kopci ještě stavěla věž. XPM ale motivuje členy týmu hledat co největší škálu řešení, i ta neobvyklá. A proto v týmu řízeném metodou XPM se patrně dřív nebo později najde nápad nestavět věž, ale loď, protože pak je hloubka vody při potopě irelevantní. No a metodika XPM také nabízí postupy, jak najít z množství řešení to nejvhodnější – což je v případě potopy právě ta loď.
