Vztah projektového řízení ke strategii


Propojení firemní strategie s konkrétními projekty je klíčové pro úspěch každé organizace. Jak zajistit, že projekty skutečně podporují strategické cíle a přinášejí očekávané výsledky? Jaké kroky je třeba podniknout, aby strategie nebyla pouze vizí na papíře, ale jasně realizovatelným plánem skrze projekty? Jak poznat projekty, které mají největší strategickou hodnotu? Jak vyhodnocovat, zda projekty skutečně přispívají k naplnění strategie? A jak postupovat, když strategické priority firmy projdou zásadní změnou? Diskuze na toto téma proběhla v březnu v Brně. Přinášíme z ní pár postřehů:

• Jaká je role PMO vs Produktový management? Kdo identifikuje projekty se strategickou hodnotou?

PMO je pouze strážce metodiky, zatímco blíž má produkt management a ještě blíž business development. Rolí projektového manažera není vytvářet strategii (pochopitelně s výjimkou určitých specifických projektů).

• Jak efektivně nastavit proces průběžného vyhodnocování strategického přínosu projektů v oblastech, kde se technologie a tržní příležitosti vyvíjejí velmi rychlým tempem? Konkrétně, jaký by měl být optimální interval pro přehodnocování strategické hodnoty běžících projektů a jaké klíčové metriky by měly být sledovány?

Rozdělit na krátké projekty jdoucí sekvenčně, případně, jde-li to, zvolit agilní přístup. Každopádně přijmout intenzivní risk management.

Rubriky: Co se stalo | Napsat komentář

Okénko omezené racionality 1

Nejen v projektovém řízení se často ocitáme v situaci, že nám druzí nerozumí, ačkoliv jim vše opakovaně vysvětlujeme. Chybujeme ve způsobu komunikace? Nebo dochází k šumu či ke zkreslení předávané informace? Na tyto otázky velmi dobře odpovídá klasický Shannonův a Weaverův model komunikace, zmiňovaný a vysvětlovaný nejen ve standardech PMI. Na jedné straně je odesílatel a na straně druhé příjemce informace při užívání média a zvoleného kódovaní (jazyka, symbolického modelu). Očekává se chyba přenosu, např. v podobě šumu nebo zkreslení. Co však tento model často opomíjí? Zúžené vnímání či omezenou racionalitu jak příjemce, tak odesílatele.

Co je omezená racionalita?

Omezená racionalita je situace, kdy příjemce nebo odesílatel informace zaměří svou pozornost „jen jedním směrem“, je ovlivněn svým očekáváním výsledku, nebo je ovlivněn emocemi. Omezenou racionalitu si můžeme jednoduše ukázat na triviálním příkladu:

Co na obrázku vidíme? Obojí. Vnější okraj obrazce je kruh, zatímco vnitřní okraj obrazce je elipsa. Osoba, ať už v roli příjemce nebo odesílatele, se zaměří na otázku a spojku „nebo“. Tím je zúžen její mentální prostor na jednoznačnou odpověď. Dále se daná osoba dívá na text otázky a tím na vnitřek obrazce a spíše tedy odpoví „elipsa“. Že se nám to nemůže stát? Jistě si vzpomenete na podobnou situaci při vyjednávání se zákazníkem nebo při zadávání (vysvětlení) úkolu podřízenému.

Efekt zarámování

Příkladem omezené racionality při komunikaci dvou a více osob je efekt zarámování (Framing Effect), kdy jedna i druhá strana (či více stran) sdílí určité jádro informace bez překryvu individuálního kontextu. Efekt zarámování popisuje situaci, kdy naše vlastní poznání daného problému není plně sdělitelné, resp. je sdělitelné jen částečně.

U každé informace (zadávací dokumentace projektu, zadání úkolu atp.) můžeme očekávat tacitní část (nesdělitelnou nebo sdělitelnou velmi omezeně) a explicitní část (formálně dobře sdělitelnou). Přičemž právě v projektovém řízení často platí, že to, co nebylo vyřčeno, je nejdůležitější. Nebo, že za daným vyjádřením zákazníka či stakeholdera je ještě další informace, která se ukrývá „mezi řádky“ (v hlavě druhého). Úspěšnost projektového manažera proto často tkví právě v překonávání efektu zarámování a v překonávání omezené racionality vůbec.

Text článku s obrázky připravil a sepsal Jan Bartoška, z KSI PEF ČZU v Praze,

garant odborných předmětů studijního programu Projektové řízení

Rubriky: Tipy a tripy od Honzy Bartošky | Napsat komentář

Práce se změnami

V únoru jsme se v příjemném prostředí firmy Projectman sešli k diskuzi na téma práce se změnami.

Co zajímavého zaznělo? Například diskuze nad otázkou „
Jak kdo pracuje s rozpočtem pro změny: a) Každá změna znamená objednávku?, b) Změny do určitého rozsahu jedné změny bez objednávky?, c) Každá změna je změna smlouvy dodatkem?, d) Předem schválený rozpočet pro změny a povolené jsou jen změny v rámci tohoto rozpočtu?, e) Jinak…?“ Dle metodiky je správně a). Jsou-li dobré vztahy, lze využít i b). Postup ad d) je možný na straně dodavatele.

Další zajímavá otázka zněla „
Jak zajistit buy-in u velkých transformačních projektů, kdy často změna není u C level managementu organizace příliš chtěná? Jak se tím má projekťák efektivně vypořádat? Příklady takových projektů… Co fungovalo, co ne…„. Mluvili jsme o tom, že některé změny mohou být i bez viditelného přínosu, např. dané zákonem. Pak je vhodná podpora z vyšší úrovně než je C.

Rubriky: Co se stalo | Napsat komentář

Práce s požadavky

Připojte se k nám na diskuzi o jednom z nejdůležitějších aspektů projektového řízení – o práci s požadavky. Podělíme se o zkušenosti a příklady z praxe.

Budeme pravděpodobně diskutovat o tom, jaké metody a techniky použít pro efektivní sběr požadavků od stakeholderů a jak identifikovat nejasnosti, konflikty a priority mezi požadavky. Máte zkušenosti s tím jak vytvořit srozumitelnou a ucelenou dokumentaci požadavků? Jaké nástroje a techniky nám mohou pomoci s prací s požadavky? Jaké jsou vaše zkušenosti a hlavně co byste během diskuze rádi zvěděli od kolegů? Neváhejte a pošlete nebo vložte otázku a přijďte diskutovat!

Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Práce s požadavky

Komunikace rizik a práce s nimi

Rizika jsou nevyhnutelnou součástí každého projektu, ať už jde o technická, finanční, časová, nebo ta způsobená lidskými faktory. Mnohá rizika mohou mít zásadní dopad na úspěch projektu, a proto je klíčové nejen je identifikovat, analyzovat a řídit, ale také je správně komunikovat.

Chtěli bychom diskuzi zaměřit na klíčovou roli, kterou má efektivní komunikace při identifikaci, analýze a řízení rizik v projektovém managementu. Vždyť komunikace je základním nástrojem pro efektivní řízení rizik! Nejde jen o to, jak komunikací s podílníky efektivně identifikovat rizika v projektech. Pokud projektový tým nebude o rizicích správně informován, nebo pokud komunikace nebude dostatečně otevřená, může to vést k mnoha problémům.

Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Komunikace rizik a práce s nimi

Očekávání PM od PMO

První diskuze roku 2025 jsme věnovali diskuzi o tom, co projekťáci očekávají od PMO. V diskuzi se primárně odrazila ohromná různorodost toho, co se pod pojmem PMO skrývá. Role tohoto oddělení je daná potřebami firem, které jsou každá jiná, ale i historickou zkušeností. Záleží také silně na organizační struktuře firmy (projektové vs. maticové uspořádání). Dost času zabralo jen popsat role, s nimiž je PMO v různých firmách spojována.

Všichni se shodli, že podpora PMO je cyklický proces. Potřeba oživení efektivního PMO často vzniká jako následek nějakého průšvihu a jde-li vše dobře, pak převažuje názor že to je ve firmě zbytečný režijní náklad. Obvyklá životnost aktivního PMO je 3 – 5 let. Zároveň sledujeme trend přejmenování na jiný název, třeba středisko excelence. Ale v nějaké formě PMO přežijí i nápor agility a patrně i budoucí AI, protože potřeba udržet si přehled nad činnostmi v granularitě do 80 hodin (2 týdny) setrvá.

Podrobnější informaci najdete jako obvykle v sekci „Informace pro PM“.

Rubriky: Co se stalo | Napsat komentář

Change management

Srdečně Vás zveme na nadcházející diskusi projektových manažerů, která se bude věnovat tématu Change Management. Řízení změn je nedílnou součástí každého projektu. Změny mohou představovat příležitosti ke zlepšení i rizika, která je třeba efektivně zvládnout. Úspěšný Change Management vyžaduje jasnou strategii, komunikaci, zapojení všech zúčastněných stran a schopnost přizpůsobit se dynamickým podmínkám.

Během této diskuse se zaměříme na praktické zkušenosti s řízením změn, výzvy, kterým čelíme, a osvědčené postupy, které vedou k úspěšnému zvládnutí změnových procesů. Abychom měli o čem diskutovat, prosíme abyste předem zaslali otázky, vztahující se k tématu diskuze. Otázky můžete  poslat mailem nebo vložit na tomto WEBu.

Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Change management

Ukončování projektu

Jak důležité je správně ukončit projekt? Jak zajistit, aby závěr projektu přinesl skutečnou hodnotu, poučení a nezůstal jen formalitou? Pojďme si povídat o tom jaké kroky jsou klíčové pro hladké uzavření projektu, jak efektivně předat výstupy projektu klíčovým stakeholderům a jak zajistit jejich využití. Například ale i jak měřit, zda projekt splnil své cíle, a co považovat za úspěch. A co dělat, když projekt nesplnil očekávání, a jak z toho vytěžit maximum?

Přijďte sdílet své zkušenosti a zjistit, jak efektivní ukončení projektu ovlivňuje jeho celkový úspěch i budoucí projekty.

Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Ukončování projektu

Vztah strategie a projektu

Propojení firemní strategie s konkrétními projekty je klíčové pro úspěch každé organizace. Jak zajistit, že projekty skutečně podporují strategické cíle a přinášejí očekávané výsledky? Jaké kroky je třeba podniknout, aby strategie nebyla pouze vizí na papíře, ale jasně realizovatelným plánem skrze projekty? Jak poznat projekty, které mají největší strategickou hodnotu? Jak vyhodnocovat, zda projekty skutečně přispívají k naplnění strategie? A jak postupovat, když strategické priority firmy projdou zásadní změnou?

Přijďte na diskuzi, kde se zaměříme na výzvy, postupy a inspirativní příklady z praxe. Věříme že předmětem budou praktické zkušenosti, osvědčené metody i inspirace, jak lépe propojit svět strategie a projektového řízení. A nezapomeňte, že účast je zdarma, ale podmínkou je poslat předem praktickou otázku na dané téma – ať je o čem diskutovat.

Pozor, akce bude v Brně!

Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Vztah strategie a projektu

PMO – zkušenosti a očekávání PM

Projektové řízení je dynamická disciplína, která vyžaduje jasnou strategii, podporu a koordinaci. PMO (Project Management Office) hraje klíčovou roli v této oblasti, ale jak jej vnímají samotní projektoví manažeři? Zkušenost ukazuje, že v každé organizaci je PMO trochu jiné. Jaké funkce by mělo PMO plnit? Strategický partner, administrativní podpora, nebo kontrolní orgán? Co od PMO projektoví manažeři skutečně potřebují, aby mohli úspěšně realizovat své projekty? Jak PMO ovlivňuje vaši každodenní práci? Jaké jsou osvědčené postupy a nejčastější problémy? A v neposlední řadě jak se mění role PMO s příchodem nových trendů, jako je agilní řízení nebo umělá inteligence?

Přijďte diskutovat, sdílet své zkušenosti a zjistit, jak mohou PMO a projektoví manažeři spolupracovat ještě efektivněji. Diskuze je určena všem, kteří se zajímají o efektivní řízení projektů a chtějí získat nové perspektivy na spolupráci mezi PMO a projektovými manažery. Nezapomeňte ale, že účast je zdarma, ale podmínkou účasti poslat předem Vaši konkrétní otázku na toto téma.

Komentáře nejsou povolené u textu s názvem PMO – zkušenosti a očekávání PM