Řízení projektů, rolí a struktury ve startupech a malých firmách
Diskutovalo se řízení projektů ve firmách, kde zaměstnanci zastávají více rolí (vlastník, sponzor, manažer, člen týmu). Příkladem byla firma, kde 4-5 společníků plnilo všechny role, což fungovalo pro běžný provoz, ale vedlo ke stagnaci při řešení strategických otázek.
V malých týmech je běžné, že “všichni dělají všechno”, dokud firma nedosáhne velikosti (zlomy u 10 a 50 lidí), kdy je nutné role a odpovědnosti delegovat.
Absence jasné organizační struktury může vést k problémům, jako je nekonzistentní jednání různých částí firmy. Její zavedení vyžaduje aktivní úsilí od vedení, které se tomu často brání.
Shoda panovala na tom, že strukturované řízení by se mělo budovat až ve chvíli, kdy je ověřený a funkční byznys model, jinak jde o stavění “hradu z písku”.
Ladění procesů “za pochodu” by se nemělo bránit, pokud je jasný cíl. Časté změny vyžadují dobrou firemní kulturu a komunikaci.
Role projektového manažera ve startupu vs. korporátu
Hlavní rolí projektového manažera ve startupu je šířit povědomí o projektovém řízení (“evangelizace”), pomáhat strukturovat práci, nastavovat očekávání a učit tým uvažovat v číslech (peníze, čas, zdroje).
Implementaci projektového řízení je doporučeno provádět postupně, “malými krůčky”, a sledovat zpětnou vazbu.
Byly porovnány rozdíly v práci projektového manažera:
Rychlost rozhodování: Ve startupu je rychlejší (přímo s majitelem), v korporátu může trvat měsíce kvůli schvalování přes více oddělení.
Flexibilita a zdroje: Korporace snáze alokují téměř “nekonečné” zdroje, což je pro startup bariéra.
Procesy a regulace: Míra regulace (medicína, bankovnictví) a globální struktury v korporátech výrazně komplikují a zpomalují procesy.
Síla sponzora: V korporátu je úspěch projektu závislý na schopnosti sponzora zajistit si kapacity a zdroje.
Financování, řízení nákladů a životní cyklus startupu
Diskutovalo se o výzvách při získávání financí, kdy investoři požadují hotový produkt a podíl ve firmě, což může vést ke ztrátě kontroly. Jako jedna z možností byly zmíněny dluhopisy.
Ve startupech je klíčové, aby někdo hlídal finance (“evangelizátor”), aby bylo na platy a neinvestovalo se neuváženě. Náklady jsou často primárně lidské zdroje.
Startup potřebuje někoho s racionálním myšlením, kdo koriguje nerealistické vize zakladatelů.
Bylo diskutováno, kdy startup přestává být startupem: např. když začne tvořit pevné struktury, zpomalí se růst, nebo uplyne teoretická hranice (např. 2 roky pro dotace).
Zkušenosti, neúspěchy a vnější vlivy
Byl zmíněn příklad dlouhodobého projektu (vývoj platformy, zavedení intranetu), který selhal nebo se výrazně protáhl kvůli nedostatečné alokaci zdrojů ze strany vedení.
Byly sdíleny osobní příběhy o ukončení podnikání. Jeden projekt byl ukončen, přestože byl v zisku, protože přestal zakladatele naplňovat. Jiný byl ukončen po vážné nehodě majitele a kvůli útlumu trhu.
Diskutovalo se o zásadním vlivu vnějších faktorů, jako je lobbing a legislativa (např. složitá pravidla EU pro výrobu “zeleného” vodíku), které mohou zcela změnit podnikatelské podmínky.
Byly zmíněny příběhy úspěšných českých startupů, které zdůrazňují lidskou stránku podnikání a fakt, že nejlépe se často mají ti úspěšní podnikatelé, o kterých se veřejně příliš neví.
Srdečně vás zveme na přednášku nejen pro projektové manažery na téma pozitivní inteligence. Každý z nás má vnitřní kritický hlas, který hodnotí naše každodenní situace a v náročných chvílích dokáže negativně ovlivnit naše jednání i rozhodování. Koncept pozitivní inteligence popisuje fungování těchto vnitřních hlasů – takzvaných sabotérů – a nabízí způsoby, jak s nimi pracovat. Proč je to důležité právě pro projektové manažery? Práce pod tlakem, náročná komunikace se stakeholdery, řešení konfliktů v týmu nebo vyjednávání o zdrojích – to vše jsou situace, kdy naši sabotéři snadno převezmou kontrolu a ovlivní, jak reagujeme. Ať už máte tendenci kriticky soudit druhé, vyhýbat se nepříjemným rozhovorům, přebírat zodpovědnost za vše, nebo se příliš starat o to, co si o vás ostatní myslí, tyto vzorce se promítají do vašeho vedení projektů i spolupráce s lidmi. Podíváme se na to, jak své sabotéry rozpoznat, jak funguje měření pozitivní inteligence (PQ) a jaké techniky pomáhají budovat zdravější myšlenkové návyky využitelné v praxi.
Pro přihlášené je účast zdarma a na rozdíl od diskuzí není potřeba posílat otázku. Ale předem si najděte a přineste svoji hodně starou fotku sebe jako malého dítěte. Případně si také rozmyslete, jakou situaci (pracovní či soukromou) byste nejvíc potřebovali vyřešit.
Těšíme se na vás!
Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Pozitivní inteligence (nejen) pro projektové manažery
Srdečně vás zveme na diskuzi projektových manažerů na téma rozpočtování projektu s ohledem na rizika. Rozpočet patří mezi nejcitlivější oblasti každého projektu – musí být dostatečně realistický, aby projekt ustál neočekávané situace, a zároveň obhajitelný před vedením či klientem. Společně se podíváme na to, jak správně odhadovat náklady v podmínkách nejistoty, jakými metodami stanovit finanční rezervy na rizika, jak pracovat s kontingenčními fondy a kdy je čerpat, nebo jak rozpočtová rizika srozumitelně komunikovat stakeholderům. Pro účast stačí poslat praktickou otázku k tématu, která se stane součástí diskuze, účast je jako vždy zdarma. Akce se koná na České zemědělské univerzitě v Praze a ačkoliv ČZU neleží přímo u metra, od nejbližší stanice jezdí autobusy v krátkém intervalu asi 4 minuty a cesta trvá jen chvíli. Těšíme se na vás!
Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Rozpočtování projektu s ohledem na rizika
Zajímavá diskuze proběhla v prostorách O2 na téma jak si poradit, pokud se setkáte s požadavkem po někom přebrat projekt, který je v nesnázích. Můžete se s tím setkat jak v pracovním poměru, tak i jste-li na volné noze.
Závěrečný networking účastníků pak postupně konvergoval k tématu profese projektového manažera na aktuálním pracovním trhu a na to, co se při hledání práce osvědčuje a co ne. Obě části diskuze byly velice zajímavé!
Na závěr ještě uveďme co k témat projektu s problémy uvádí literatura:
Atributy projektu s velkými problémy (stačí jeden z dále uvedených): – Velká / významná zpoždění v harmonogramu, – Velká / významná překročení nákladů, – Vzrůstají technické obavy o realizovatelnosti projektu, – Vzrůstají problémy se subdodavateli, – Velké množství „překvapení“. V této chvíli je třeba rozhodnout a vybrat jednu ze tří možností: STOP, FIX nebo CONTINUE “AS IS”. Postupuje se v následující sérii kroků: 1. Je dosud projekt vůbec potřeba? Ne -> Stop, Ano – dále. 2. Je aktuálně projet ještě výhodný / rozumný? Ne -> Stop, Ano – dále. 3. Měli bychom zkusit fixovat problém či pokračovat jak je? “As Is” nebo Fix 4. Co je podstata problémů, co je špatně? – Problem Defined 5. Jak to lze vyřešit? – Solution Defined 6. Implementace řešení, jeho sledování
Budeme se věnovat jednomu z nejnáročnějších aspektů projektového řízení – tedy jak správně odhadovat náklady a sestavovat realistické rozpočty. Podíváme se asi na různé techniky odhadování, od expertních odhadů přes analogické a parametrické metody až po odhady zdola nahoru. Probereme, jak pracovat s nejistotou a rezervami, kdy a jak revidovat rozpočet v průběhu projektu a jak komunikovat odchylky se stakeholdery. Nevyhneme se ani tématu skrytých nákladů a typických chyb, které vedou k překročení rozpočtu.
Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Rozpočtování a odhady nákladů v projektech
Zveme na další díl Projektového Undergroundu, tentokrát na téma projektové vzdělávání.
Každý projekťák někde začínal a každý si buduje svou vlastní cestu. Ale existuje něco jako rozumná „learning path“? Co se vyplatí řešit na začátku a co přijde až s časem? A jak vlastně podpořit vzděláním PM tým, aby opravdu fungoval? O tom všem se budeme bavit – otevřeně, z praxe, bez marketingových pouček.
Uveďte v přihlášce vlastní otázku – diskuzi postavíme právě na tom, co zajímá účastníky diskuze.
Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Projektové vzdělávání
Práce v rychle rostoucí firmě přináší jedinečné výzvy. Agilita je nutnost, ne volba. Procesy se tvoří za pochodu, tým se neustále mění, a co platilo minulý měsíc, už dávno neplatí. Jak řídit projekty v prostředí, kde je jedinou jistotou změna? Jak balancovat mezi rychlostí a kvalitou? Kde jsou hranice improvizace a kdy už je potřeba zavést strukturu?
Registrace probíhá na našem webu mypmi.eu, při přihlášení položte otázku k tématu, kterou chcete na diskuzi probrat. Vaše otázky pomohou formovat obsah večera. Přijďte sdílet zkušenosti s kolegy, kteří startupovým prostředím prošli – nebo jím právě procházejí. Těšíme se na vás
Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Specifika projektů ve startupu (rychle rostoucí firmě)
Převzít projekt, který má problémy, patří k nejtěžším úkolům projektového manažera. Neúplná dokumentace, demotivovaný tým, napjaté vztahy se stakeholdery, skluz v harmonogramu – a vy máte situaci zachránit. Jak na to? Kde začít? Co řešit jako první a čemu se naopak vyhnout? Přijďte sdílet svoje zkušenosti a načerpat inspiraci od kolegů, kteří podobnými situacemi prošli.
Zveme jak stávající členy Projektového Undergroundu, tak všechny zájemce z řad projektových manažerů. Účast je zdarma a otevřena všem – stačí se zaregistrovat.
Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Převzetí projektu v nesnázích
V prosinci jsme se jako tradičně sešli k tréninku vyjednávání, k soutěži mezi vyjednávacími týmy. Tématem bylo tentokrát vyjednávání o novém filmu, a to mezi třemi stranami: produkce, režisér a hlavní hvězda. Asi si každý dovede představit škálu problémů, které je třeba vyřešit.
Na závěr tu máme radu pro ty, kteří by si chtěli potrénovat či se dozvědět víc o tom, jak obstát v emočně nabité situaci. Honza Kubíček, velký expert na trénink vyjednávání, který akci vedl, doporučuje pro usnadnění komunikace i vyjednávání natrénovat techniky aktivního naslouchání. Jako osobního trenažéra můžete např. využít tento prompt pro chatgt, gemini, grok apod.:
Buď odborník na komunikaci, vyjednávání a mediaci. Chci abys mi dával náročné výroky (emotivní, naštvané, apod.) a vždy vypsal 3 možné reakce využívající různé techniky aktivního naslouchání. Potom vypiš 5 dalších výroků a zadej mi, jakou techniku mám zkusit využít. moje odpovědi pak vyhodnotíš a poradíš mi, jak se zlepšit. Mým cílem je umět zklidnit protistranu a navázat dobrý rapport.
Pak to vypadá např. takto:
Není to perfektní, ale je to dobré navedení. To samé se dá případně využít místo „technik aktivního naslouchání“ pro „základní krizovou intervenci“ pro opravdu vyhrocené situace.
Ještě něco o průvodci večerem, Honzovi Kubíčkovi: Specializuje se na teambuildingy, mentoring a osobní podporu. Pomáhá vyjasnit si, co vlastně chcete, abyste lépe obstáli v těžké komunikační situaci. Také může být „ten chamtivý“ na vaší straně v jakékoli situaci – tedy postará se, abyste pro sebe získali maximum. V neposlední řadě rád také dělá mentoringy v menším počtu lidí pro maximální posun (Kdybyste o něco takového mohli mít zájem, dejte mu vědět).
Pořádá pravidelný trénink vyjednávání – od ledna budou opět ve Skautském institutu (úterý 18:00-22:.00). Bývaly častěji, od ledna budou 1x za měsíc. Událost se jmenuje „Workshop: Vyjednávání PRAKTICKY“ a bude vypsána např. na Facebooku https://www.facebook.com/SInaStaromaku/events. Tam se setkáte i s historkou o plameni a Petru Kellnerovi.
V listopadu proběhla ve spolupráci s PMI další diskuze v Brně. Ve velice příjemném prostředí firmy Notino jsme diskutovali spolupráci se sponzorem. Krátký záznam najdete na našem WEBu, v sekci Záznamy z akcí.
Citace z LinkedIn:
Looking back at the Project Underground Brno: Collaboration with the Sponsor
What does an ideal relationship between a project sponsor and project guarantor look like? Where does healthy proactivity end and micromanagement begin? And what can you do when a sponsor disappears from action — or, on the contrary, gets involved a little too much?
At Thursday’s Project Underground Brno meetup, we explored one of the most practical (and often most sensitive) areas of project work. The discussion was straightforward, experience-based, and anything but theoretical. Key topics of the evening: 🔹 the differences between the roles of sponsor, guarantor, and project owner 🔹 how to build mutual respect even when priorities differ 🔹 managing expectations, sponsor changes, and scope creep 🔹 how to activate stakeholders who tend to stay “behind the curtain”
💬 We agreed on one thing: project success often depends on this simple truth — open communication is always stronger than unspoken assumptions.
Thank you to everyone who joined us, and a special thanks to Igor Luhan, PgMP, PMP for excellent facilitation and for creating a safe space to share real experiences.
We’re looking forward to the next Underground in Brno — full of inspiration!
