Smažme hranice

Před příští diskuzí si uveďme pár rad, které byly publikovány v dubnovém čísle PM network, časopisu pro členy PMI. Na stranách 66 a 67 je tam uveden návod, jak udržet všechny členy distribuovaného týmu na stejné vlně.

Vzhledem k tomu, že stále více projektů má globální rozsah, je pro projektové profesionály stále častěji potřeba pracovat s partnery po celém světě, žonglovat v časových pásmech, technologiích, jazycích a dalších výzvách specifických pro danou lokalitu. Jak mohou projektoví manažeři pracovat nejefektivněji v tomto rozmanitém a komplexním prostředí? Zde jsou čtyři tipy, jak zlepšit účinnost globálních projektů.

1. Poznejte omezení ze vzdálenosti Pochopení všech omezení, jimž vaše vzdálené týmy čelí od začátku, vám pomůže přizpůsobit požadavky a předvídat problémy. Osobní návštěvy jsou nejlepší – když se můžete zúčastnit schůzky svého týmu s domácími členy a zažít to z jejich pohledu. Pocit z toho být v jejich kůži vám poskytne informace o možných vylepšeních. Pokud návštěva není možná, použijte videokonference nebo videohovory, abyste se mohli dozvědět více o prostředí vašich vzdálených členů týmu. Je tam klid nebo chvat? Zdá se, že lidé tam dobře vycházejí? Chodí členové týmu dovnitř a ven ze zasedací místnosti bez předchozího upozornění? Tyto informace jsou neocenitelné pro pochopení toho, co by mohlo ovlivnit produktivitu a schopnost reagovat. Kromě toho se jich ptejte (nebo kteréhokoliv kolegy, který tam cestuje) otázkami, jimiž byste identifikovali jakékoli problémy. Existují například nějaká technologická omezení? Rychlost a spolehlivost internetu se mohou v jednotlivých zemích lišit, takže nelze předpokládat, že všechna místa mají univerzální služby a vybavení.
2. Komunikujte pro vybudování důvěry Stanovení dohodnutých formátů a jazyků pro komunikaci je zásadním požadavkem k zajištění účinného a nepřetržitého toku informací přes hranice. Komunikace se v globálních týmech často provádí v angličtině nebo ve zjednodušené formě nazvané Global English, ale v závislosti na znalosti členů projektu to může být překážkou. Dobrá artikulace a zpomalení řeči vám pomůže sdělit jasnější zprávu a snížit dopad akcentů. Kromě toho odstraňte regionální žargon a vytvořte sdílený glosář zkratek projektu a společných pojmů, aby všichni členové týmu měli rychlou orientaci. Nezapomeňte, že idiomy a metafory se nemusí překládat napříč kulturami a mohou bránit smyslu vaší zprávy. Podobně, zatímco humor může pomoci snížit stres nebo konflikty, může být kontraproduktivní, pokud význam není všeobecně chápán nebo oceněn. Setkání typu 1to1 nakonec zajistí nejjasnější komunikaci. Pokud však kvůli nedostatku času nebo zdrojů musíte použít skupinové zprávy, například e-mail nebo prezentaci celému týmu, dodatečně zkontrolujte, zda to všichni pochopili. Možná zjistíte, že to budete muset znovu představit menšímu publiku, kde se vzdálení kolegové cítí pohodlněji při kladení otázek. Opakování matka moudrosti.
3. Posilujte potřebu spolupráce Nástroje spolupráce jsou skvělé, protože pomáhají centralizovat informace, přinést každého na stejnou úroveň inforamcí a posílit sdílené porozumění projektu. Před implementací jakéhokoli nástroje se však ujistěte, že je v souladu s místními předpisy a firemní kulturou. Kromě nástrojů může spolupráce také zahrnovat zdůraznění hodnoty a silných stránek každého člena týmu v globálním projektu a jejich jedinečný přínos k úspěchu projektu. Oslava narozenin nebo jiných důležitých událostí je dalším způsobem, jak pomoci posílit důvěryhodný vztah.
4. Nastudujte si kulturu Kultura může být překážkou, ale nenechte ji vykolejit vás nebo váš tým – a nedělejte z ní obětního beránka pro jiné problémy. Začnete-li pracovat s lidmi z nové země, máte mnoho možností, jak získat znalosti:
   1. Naučte se některá slova rodného jazyka.
   2. Promluvte si s kolegy, kteří s lidmi z této země již pracovali. Nebo se obraťte na komunitu profesionálů a najděte takové lidi tam. Jejich informace mohou pomoci hladký přechod.
   3. Podívejte se na mezikulturní výcvik. Může vám poskytnout klíče k dekódování chování druhých a předcházet chybám nebo faux pasům z vaší strany. Tento druh školení vám také pomůže objevit oblasti, kde se můžete zlepšit.
   4. Udělejte si domácí úkol. Podívejte se na místní svátky, abyste se vyhnuli plánování důležitých milníků během důležitého náboženského svátku nebo národní oslavy.

Neustálé učení a přípravy, stejně jako otevřená mysl a vytrvalost, vás budou dlouhodobě odměňovat při práci s globálními týmy. Ve skutečnosti může být překonávání překážek a práce na globálních projektech zdrojem osobního obohacení a hrdosti po dobu vaší kariéry.