Více jak 25 let jsem byl PM u různých firem a institucí. Za tu dobu jsem spolupracoval s řadou kolegů a kolegyň, taktéž PM. S odstupem času se zamýšlím nad tím, jaké má mít PM předpoklady pro tuto funkci, kde hledat a jak najít vhodného kandidáta. V praxi se PM setká s řadou disciplín a podobně jako v atletice u desetibojaře shrnuji je do následujících deseti bodů:
1. Projektový management
Předmět Projektový management se dnes vyučuje na školách a dají se získat certifikáty. V praxi v projektu každý začíná coby specialista, např. programátor, má-li předpoklady a signalizuje-li zájem, potom je dobré ho jmenovat zástupcem PM, později může převzít projekt. V tomto období současně je dobré se věnovat certifikaci a návštěvě kurzů. Interně je třeba zvládnout firemní metodiku, zajímat se o dění v dřívějších projektech, např. podívat se do archivu.
2. Odborník, specialista
Odbornost se získává absolvováním střední odborné školy a dále se pokračuje bakalářským a masterským studiem. V praxi se zúčastňujeme různých pracovních procesů než budeme zařazeni do projektu. Klasická cesta je, že účast v projektu začíná funkcí junior specialista. V rámci projektu si můžete svoji odbornost rozšířit dalším vzděláváním.
3. Komunikace
Efektivní a dynamická komunikace zkracuje průběh projektu. PM musí znát a užívat optimální komunikaci. Je třeba hned na začátku projektu stanovit a prosadit pravidla pro komunikaci. Jejich nastavení v projektu a akceptace od účastníků je předpokladem pro úspěch.
4. Finance
Vždycky jde o náklady, je to jedna z proměnných v trojimperativu. Finance se objevují již v nabídce pro zákazníka, tedy ještě před startem projektu. PM musí pravidelně sledovat náklady u každého účastníka po celý průběh projektu. Často je finanční výzvou Change management. Tady platí pravidlo, že každá změna není zadarmo.
5. Organizace a plánování
I tato disciplína probíhá před projektem a po celý projekt. Zde se PM může plně seberealizovat. Plánování se dá delegovat na Project Office, ale O.K. k výsledku je stále u PM.
6. Sociální kompetence
Dnes jsou projekty s mezinárodní účastí, tzn. rozdílné kultury, muži, ženy, junioři, senioři, atd. Ne každý tiká jako hodinky. Pracovníci si přináší do projektu privátní a zdravotní problémy. Někdy jsme svědky nespokojenosti, únavy, frustrace, extrémně až vyhoření. To vše může vést ke zpoždění i k nekvalitnímu provedení úloh. Demotivace se může přenést i na ostatní členy týmu. Právě v takové situaci je třeba se zorientovat a dokonce pomoc postiženým. Zde přijde ke slovu notná dávka sociální kompetence u PM.
7. Znalost jazyků
Znalost jazyků se předpokládá, měla by se pohybovat minimálně na B2 plus, samozřejmě včetně odborné terminologie. Při vypsání veřejné zakázky v CH jsem objevil jednoduše formulovaný požadavek pro znalost jazyků a sice „PM je schopen řídit projektové schůze v jazyce německém a francouzském.“ Zcela jasné kritérium.
8. Psychologie
Za každým stakeholderem je homo sapiens a s každým dříve nebo později máte co dělat. Mají různou odbornost, často je vám cizí, jsou různě naladěni, mají různý pohled na projekt a tím i různé požadavky. Právě znalosti psychologie a potažmo užití empatie vám umožní zvolit selektivní přístup ke každému z nich. Je třeba klást vhodné otázky a pozorně naslouchat. Vše je třeba vyhodnotit a často si ověřit interpretaci, např. doplňujícími dotazy nebo shrnutím faktů. Neškodí podívat se na nějakou knihu nebo seminář, který vás v této oblasti posune vpřed.
9. Práce s týmem
Dnes může být projektový tým rozdělen po celém světě, tj. s časovým posunem. Pro jednotlivce nebo menší týmy PM zadává úlohy a požaduje kvalitní řešení v dohodnutém termínu. I zde jde o empatii, motivační zaúkolování týmu nebo jednotlivce a to i na velkou vzdálenost. V několika projektech jsem své partnery osobně neznal, jen z telefonování nebo emailování. Měli jsme společný cíl a zájem jej společně dosáhnout a docela to fungovalo.
10. Marketing a prodej
Obě disciplíny, i když jsou až na konci, hrají v projektu důležitou roli. PM často přebírá roli prodejce. Dříve nebo později se to objeví v rámci Change managementu. Často bez prodejního oddělení je třeba stanovit cenu a termín pro dodávku. I marketing přijde ke slovu, např. v rámci firmy je třeba sdělit výsledek z důležitého projektového milníku. Jakou formou, kdy a kde záleží na PM. Vše vychází z principu „Konej dobro a mluv o něm“. Okolí se na PM dívá a hodnotí jej podle výsledků, proto je třeba pravidelně informovat o úspěších v projektu.
Již tato pestrost disciplín napovídá, že je třeba kandidáty hledat mezi pracovníky majícími všeobecný rozhled, t.j. jsou univerzální, tedy allrounder nebo ještě lépe typ Jack of all trades. Často se to pozná podle školního vysvědčení, tj. u každého předmětu by měly být nadprůměrné známky, zkrátka má o všechno zájem.
Tito pracovníci jsou po studiu členové projektového týmu. Jde o to je oslovit a dát jim šanci, např. jako zástupce PM, nebo junior asistent, atd. Odpovídají-li výsledky očekávání, pak převezme funkci PM. Jindy se to urychlí, když někdo vypadne, např. opustí-li firmu.
Větší firmy mají pool s PM, kteří jsou liniovými šéfy nasazováni do projektů podle potřeby. U malých firem tuto funkci přebírá samotný šéf. Instituce a firmy s občasnými projekty se obrací na zprostředkovatelské firmy, které mají pool zkušených PM, které přechodně do projektů nasazují.
Závěr
Projektoví manažeři musejí ovládat řadu disciplín, aby obstáli v náročné funkci. Teorie a praxe se během kariérního růstu vzájemně doplňují, kandidáti dostávají náročnější úlohy i funkce.
Větší firmy mají v nabídce více funkcí PM, často v zahraničí. Tam je větší šance, protože ne vždy je o delší pobyt v cizině zájem. Kandidáti i stávající PM si musejí systematicky doplňovat znalosti z výše uvedených oborů a usilovat o certifikaci.
Nejnáročnější funkce je z mého pohledu PM na přechodnou dobu – to chce skutečně splnit výše uvedených deset disciplín. Zkušenosti PM posbírané v praxi jsou výborným předpokladem pro liniovou funkci. PM by se osvědčil i jako poslanec ve sněmovně. Určitě dobře by pokryl mix úloh, které je třeba v parlamentu zpracovat. Na druhé straně by ho určitě odradily věčné neefektivní schůze, přístup a argumentace kolegů a kolegyň k řešení problémů, špatně nastavené interní procesy, to vše zastřešeno špatnou komunikací. Na druhé straně právě PM by začal usilovat o modifikaci procesů a efektivní komunikaci.
Napsal Ivan Valíček. Na adrese i.valicek@bluewin.ch se těší na případnou odezvu.
