Z diskuze v rámci Projektového Undergroundu vyplynulo, že podmínkou úspěšného projektu je spokojený sponzor. Ale ne s každým sponzorem bývá spolupráce jednoduchá. V posledním čísle časopisu PMI (PM Network) bylo publikováno několik rad, jak s určitými problematickými typy sponzorů spolupracovat. Pojďme se na ně podívat na základě volného překladu článku.
Mikromanažer
Problém: Projekt postupuje pomalu vpřed, protože sponzor má poznámky a návrhy i k úkolům na té nejdetailnější úrovni. Zapomeňte na týdenní stavové zprávy – tento sponzor chce každodenní aktualizace a nemyslí si, že projekt by měl pokračovat, dokud neposoudí každý detail.
Řešení: Pozvěte celý tým do místnosti, zhodnoťte s ním řízení projektu a náplň každé role v projektu a připravte písemný výstup. Ujasněte si: Kdo schválí konkrétní úkoly? Kdy je třeba eskalovat na sponzora? Jak často se má projektový manažer a sponzor scházet a revidovat překážky? Získání tohoto sdíleného souhlasu na papíře usnadní poukázat na „rušení“ způsobované sponzorem. Připomenutí sponzorovi, aby zůstal ve své očekávané roli, nemusí být vnímáno jako pokárání, pokud je takto podloženo. Tedy když sponzoři začnou zvažovat všechny drobné detaily, je třeba jim připomínat jednotlivé role projektu a zodpovědnosti, a také jim připomenout, že zůstat nad problémem znamená zisk spousty času.
Mějte na paměti: Pokud sponzor projektu chce vydolovat více informací než obvykle, stojí za to se ptát proč. Mohl by totiž pro to existovat rozumný důvod.
Obtížný partner
Problém: Tým se po každé interakci se sponzorem zadrhne, snaží se analyzovat jednoslovné odpovědi sponzora a každý posun v hlasovém tónu, případně rozluštit důvod jeho rozhněvaného výbuchu. Získání jednoduché odpovědi může někdy vypadat jako tahání zubů.
Řešení: Odolnost a trpělivost jsou klíčové. Je vhodné naplánovat osobní schůzky se sponzorem a začít malým rozhovorem tak, aby se vytvořil nějaký vztah. Doporučuje se zjistit, co dělají mimo práci, a na tomto základě budovat důvěru. Jakmile se rozhovor začne týkat projektu, pak je dobré začít otevřenými otázkami, abyste získali podrobnější informace. Teprve pak jde použít uzavřené otázky k objasnění dané zpětné vazby.
Mějte na paměti: Pokud je nedostatečná komunikace nadále překážkou, získejte třetí osobu. Například je možno pozvat dalšího člověka na vysoké úrovni nebo dokonce dodavatele, aby se účastnil schůzky. Někdy větší nebo různorodé publikum může sponzora „umravnit“.
Střelec
Problém: rychlé a snadné schvalování sponzorem se může zdát jako výhra – ale pokud nevede k tomu, že projekt skončí špatně.
Řešení: Je-li zapotřebí vrátit projekt zpět do správných kolejí, pomůže připomenout sponzorovi, že definice úspěšnosti projektu obsahuje čas, rozsah a rozpočet. Diskutujte s ním o tom, jak je projekt vnímán vedoucími pracovníky a koncovými uživateli. Když pracujete se sponzorem, který je příliš hrr, zdůrazňujte v každé pravidelné zprávě o stavu upozornění na manažerský pohled. Existují potenciální rizika, která by mohla ohrozit manažerská očekávání? Jsou v očekáváních nějaké klíčové věci, v nichž je třeba jejich angažmá? Někdy pomáhá naznačit, že je potřeba jejich pomoc v určitých oblastech. Pokud sponzor projektu nereaguje, protože se domnívá, že je vše jasné, zeptejte se, jak by měla být strategie vysvětlena lidem, kteří na projektu nepracují.
Mějte na paměti: V závislosti na velikosti a kultuře organizace může být možné obejít sponzora a získat důležité poznatky přímo. Podaří-li se získat 10 nebo 15 minut s někým z vyššího managementu třeba jednou měsíčně, opravdu to pomůže splnit strategické potřeby.
Nedostupný sponzor
Problém: projektový manažer stráví příliš mnoho času tím, že se snaží vystopovat sponzora a dostat se do jeho přeplněného kalendáře, třeba alespoň pro nezbytné schválení.
Řešení: Buďte otevřeni schůzkám mimo běžnou pracovní dobu. Buďte ochotni rozšířit svou dostupnost abyste se přizpůsobili rozvrhu sponzora. Pokud je to možné, požádejte o 15 minutové okno, což bývá jednodušší získat. Případně jeďte s ním, když se cestuje mezi schůzkami. Ne každý to může udělat, ale pokud je to možné, zjistěte, kdy má sponzor nejlepší čas a dostupnost. Spojte flexibilitu se zdravou dávkou rutiny. A předem sdílejte klíčové body, abyste sponzorovi umožnili si připravit nejkritičtější rozhodnutí.
Mějte na paměti: Pokud absenci sponzora vyhodnotíte jako velké riziko, doporučte náhradu. Lze požádat druhou osobu, která má rozhodovací pravomoc, když je sponzor nedostupný. Jen se ujistěte, že zástupce bude aktualizovat informace sponzora o rozhodnutích, aby nedošlo k výpadkům v komunikaci.
