Vlastníci musí vytvořit vizi (s ohledem na organizaci a její prostředí a lidský kapitál a též na jejich ovlivnění výsledkem projektu) a tuto vizi sdílet se všemi zainteresovanými stranami. Je zřejmé, že druhy činností, které mají být prováděny jednotlivými vlastníky, se mohou lišit. Ale určité hodnoty vlastnictví jsou očekávány od všech vlastníků. Jsou to odpovědnost a snaha po úspěchu.
Před založením projektového týmu vlastník projektu vysvětluje manažerskému týmu vizi a misi projektu. Mise a vize nejsou totéž. Byť jsou pojmy mise a vize dost často vnímány jako synonyma, tak každý znamená něco jiného. Zatímco mise vyjadřuje, co je posláním projektu, tedy proč je organizován, pro koho, a co nabízí, tak vize naopak popisuje, k čemu by v rámci organizace (nebo programu) v delším časovém horizontu měl přispět a co by měl pomoci dosáhnout.
Vlastník projektu nese odpovědnost za slíbený „zisk“ z projektu, tedy za to, že vynaložené prostředky byly využity ve prospěch vize a mise. V průběhu projektu vlastník komunikuje vrcholovému vedení a dalším zúčastněným stranám highlevel informaci o stavu. Vlastník projektu také v případě potřeby žádá vedení o pomoc a podporu.
Činnosti, které se od vlastníka projektu očekávají, se liší v průběhu životního cyklu projektu. Úroveň zapojení je také odlišná. Během fáze zahájení a plánování vlastník hraje aktivní úlohu a pomáhá při stanovení cílů projektu. Během realizace vlastník vede vedoucího projektu, pomáhá mu rozhodovat a může pomoci orientovat se v politických faktorech, které ovlivňují realizaci projektu. V oblasti lidských zdrojů by měl kromě občasné účasti na schůzkách týmu pomáhat s alokací členů týmu – vlastník projektu je totiž pravděpodobně lépe obeznámen s organizační politikou.
Větší podporu dávají projektovým manažerům a jejich týmům ti vlastníci projektů, kteří pomáhají, ale nezasahují do každodenního řízení (mikromanagement ze strany sponzora je velké zlo). Hodně pomáhá podpora dialogu a diskuse mezi členy týmu a vlastníkem. Z tohoto důvodu se může vlastník projektu chtít zúčastnit některých týmových setkání, aby získal náhled na to, jak tým pracuje.
Vlastník projektu má vztah se všemi zúčastněnými stranami projektu, ale hlavně s projektovým manažerem. Je důležité začínat s ohledem na konec projektu. Pokud je jasně vidět, kam se jde, lze se tam dostat. Není třeba znát každý krok, ale vize činí rozhodnutí mnohem jednodušší. Dobří vlastníci identifikují vizi projektu a vyvolávají důvěru tím, že vědí, jak se tam dostat. A musí být schopni posoudit situaci a najít cestu vpřed. Potřebují zkušenosti a intuici. Intuice je však především vrozený rys, který se těžko rozvíjí prostřednictvím školení. Vlastník projektu plní v projektu specifické a rozmanité role: prodejce, trenér a mentor, filtr, arbitr, motivátor a vyjednavač. Zastavme se u nich.
- Prodejce: jak je uvedeno dříve, vlastník vytváří vizi a tuto vizi „prodává“ svému okolí a tím získává pro projekt patřičné zdroje a priority.
- Trenér a mentor: vlastník může pomoci manažerovi projektu pochopit obchodní situaci. V této roli vlastník také zlepšuje dovednosti pro řešení problémů a úsudek vedoucího projektu. Vlastník podporuje vytváření znalostí a opětovné využití intelektuálního kapitálu projektu.
- Filtr: dobrý vlastník zvyšuje u projektového manažera pocit jistoty a chrání jej před ztrátou důvěry. Vlastník projektu je schopen motivovat vedoucího projektu tím, že mu umožní zaměřit se na práci.
- Arbitr: vlastník projektu používá zdravý obchodní úsudek. Plní roli centrálního místa rozhodování činěných mimo rámec autority projektového manažera. V rozhodnutích v gesci projektového týmu by vlastník měl kontrolovat, že vedoucí projektu zvážil více přijatelných možností a reakcí před tím, než přijme opatření. Je povinností vlastníka být objektivní při hodnocení významnosti projektu.
- Motivátor: vlastník projektu pomáhá projektovému manažerovi zůstat pozitivní a řešit problémy s týmem projektu. Skutečně dobrý vlastník projektu žádá a poslouchá špatné zprávy. Musí s projektovým týmem sdílet stav a informace o změnách, ke kterým dochází v organizaci. Očekává se, že vlastník bude přítomen na oslavách a týmových schůzkách. Vedoucímu projektu by měl připomínat důležitost mise projektu.
- Vyjednavač: vlastník projektu je rychlý a rozhodný při řešení konfliktů, často vyžadujících dobré vyjednávací schopnosti. Měl by řídit vztahy se kolegy na obdobné úrovni v organizaci zákazníka. Měl by být schopen rychle budovat důvěru s projektovými manažery a se zástupci zákazníka.
