Audit v praxi

Účastníkem prvního auditu jsem byl přibližně před 30-ti léty. Bylo to v projektu pro zařízení pro nouzová volání na dálnicích, které předepisovala legislativa. Naše firma Ascom Zelcom AG byla dodavatelem již delší dobu. Na začátku
devadesátých let se firma rozhodla pro digitalizaci tohoto zařízení. Na první pohled je toto zařízení vnímáno jen vnější
hláskou na okraji dálnice. Ve skutečnosti je složité, má ústřednu, je propojeno s vizualizací, atd. Nově byly v konceptu další funkce, které umožňovala digitalizace a použití bylo určeno nejen pro dálnice, ale i pro metra a železniční dráhy. Spolehlivost tohoto nouzového systému byla definována stejnou normou jako u vojenských zařízení. Vývoj byl náročný, dodavatelé integrovaných obvodů a mikroprocesorů měli často nevyzrálé produkty. V compileru jsme našli chyby a jen to vedlo k několikatýdenní ztrátě.

Náš první zákazník bylo metro v Londýně. Zakázka byla rozdělena podle trasy a jednu z nich dostala londýnská firma, naše konkurence.

Zatímco náš tým úspěšně zrealizoval prototyp a byl s ním na výstavě, tak londýnské firmě to nešlo. Aby nás «přibrzdili“, tak navrhli zákazníkovi, aby u nás nechal provést audit. Zákazník zaúkoloval nezávislou auditorskou firmu a ta u nás pobyla tři dny.

První den se jim věnovalo naše oddělení jakosti a další dva dny jsem se jim věnoval osobně coby PM. Auditoři postupovali systematicky s kontrolním seznamem a vše hned ověřovali. Jedna oblast byla např. struktura a zabezpečení dat v projektu, jaké používáme metodiky při vývoji softwaru, jak pracujeme se softwarovými verzemi, která je právě testována, kde je testovací protokol, atd. Nakonec byli spokojeni a nebyl důvod znejistit zákazníka. Další highlight bylo uvedení zařízení do provozu přímo v metru. Zákazník provedl instalaci a my jsme během dvou dnů zkonfigurovali zařízení a vše fungovalo. Další software update byl proveden o 6 měsíců později a to dálkově pomocí modemu.

Firma Siemens Schweiz AG používala často interní audity. Obsazeny byly lokálními experty. Také koncern Siemens měl svůj auditorský tým, který pravidelně navštěvoval dceřinné společnosti po celém světě. Byli naprosto nezávislí, hodnocení prováděli známkováním, vedli statistiku a benchmarking napříč firmami. Na jejich výsledky netrpělivě čekalo firemní vedení a hlavně CEO.

Každá firma dostala zpětnou vazbu k projektovým aktivitám a to mělo velkou hodnotu. Dozvěděli jsme se, kde jsou rezervy, kde je potenciál na zlepšení, jak to dělají kolegové v jiných filiálkách, atd. PM mohli prodiskutovat svoje představy a často je prosadit v rámci firmy.

Závěr

Dobře připravené, provedené a vyhodnocené audity jsou velkým přínosem pro zajištění kvality. Auditorské firmy pro projekty získávají know-how, jejichž základem je porovnávání různých projektových aspektů. Nejen jaký dělá firma s projekty obrat a zisk, ale jde hlavně o metodiku v projektech, používané tools, zavedení softskills, jak se komunikuje, atd. Teprve srovnáním výsledků s audity z jiných firem nastane objektivní hodnocení. Důležité je při auditu klást auditorům dotazy. Na jedné straně si ověříte jejich kompetentnost a na druhé straně se dozvíte, kde, co a jak dělají jinde. Celý auditorský proces není odháknutí položek v kontrolním seznamu a vyčkání výsledků. Často se zkoriguje interpretace interních předpisů, diskutují se nové a již ověřené procesy s cílem jezavést. Jindy se díky auditu prolomí interní firemní zábrany a konečně dojde na slova PM.

8.9.2019, i.valicek@bluewin.ch