Zde najdete rady jak postupovat v situacích, které byly uvedeny v minulém příspěvku.
První situace: nastavení projektu
Důležitá je včasná definice KPI a vyjasnění jejich vazby na odměny. KPI se využívají jak pro monitoring projektu, tak mají význam i při motivaci činností v projektu. Mohou motivovat tým k vyššímu výkonu, ale mohou i demotivovat. Je užitečné využívat v rámci projektu i vlastní KPI, zvlášť jde-li o delší a rozsáhlejší projekt. V takovém případě pro projektová KPI by měly platit následující zásady:
1. Musí dávat smysl z hlediska klíčových podílníků projektu.
2. Musí být jasně měřitelné (obzvlášť jsou-li vázány na formální kontrakt).
3. Měly by vycházet z benefitů, které by vznikly využitím výstupů projektu.
4. Měly by jasně indikovat zpoždění a předstih.
5. Musí být v souladu s cíli programu či portfolia.
6. Pravidelně se musí měřit a vyhodnocovat.
7. Musí se měřit a vyhodnocovat i poté, co program skončil.
Stanovení KPI v souladu s těmito zásadami nebývá vůbec jednoduché, a další problém může spočívat v jejich schválení managementem.
Druhá situace: definice KPI
Legenda – návrh řešení KPI v příkladu:
|
KPI: |
1: Zvýšení počtu klientů |
2: Zvýšení retence |
3: Dodržení harmonogramu |
|
Dává smysl? Jak? |
Podílníci mají zájem o rozšiřování portfolia |
Podílníci mají zájem o co nejvyšší retenci |
Základní kritérium z časové oblasti |
|
Měřitelná? Jak? |
Ano a lehce, ale může záviset i na jiných projektech a aktivitách |
Ano, nese to menší náklady |
Ano, ještě je třeba definovat metriku (co je velké zpoždění a co malé) |
|
Jaké jsou benefity? |
Klienti přinášejí byznys |
Spokojenost přináší trvalé cash-flow |
Zvyšuje se efektivita |
|
Indikuje čas? Jak? |
Jen velmi zprostředkovaně |
Neindikuje |
Ano |
|
Je v souladu s cíli? |
Ano, je-li strategie orientována na růst počtu klientů |
Ano, je-li strategie orientována na retenci klientely |
Ano, například je-li strategie orientována na výnosnost aktiv |
Třetí situace: metriky
Doporučené metriky jsou tyto:
• Ekonomika, pracnosti, schopnost využít vlastní zdroje.
• Zda došlo ke kolizi zdrojů.
• Dodržení harmonogramu, zvlášť nepřekročení doby analýzy a programování a dodržení rozsahu testování.
• Kvalita analýzy a komunikace změn analýzy – s kvantifikací této metriky může být problém a její vynucování vede na riziko přemodelování.
• Spokojenost zákazníka či uživatele (zjišťuje se dotazníkem) – měl by mít 2 části, a to projektu a produktu. Pokud bychom požadovali vyhodnocení ze strany zákazníka, pak je třeba si uvědomit, že ten jej leckdy nedělá (podmínkou pro jeho provedení je mít na straně zákazníka nějaký projektový útvar).
