V životním cyklu projektu začíná plánování, když startujeme projekt, na nule. Je to vidět v knize paní A. Svozilové, „Projektový management: systémový přístup k řízení projektů“. viz obr. Patrně se vychází z jednoduché úvahy, že na startu je vše na nule. Z mého pohledu to je ale velký omyl a to jak z hlediska teorie, tak i praxe. Před startem projektu je vždy předprojektová fáze. Zde se stanovují cíle, analyzuje se trh, hledají se rizika, kalkulují se náklady na pracovníky i materiál, ověřují se zákaznické požadavky, ověřuje se nová technologie, provádí se prototyping, simulace, modelování, kontaktují se budoucí dodavatelé, vyhodnocují se jejich nabídky, rezervují se zdroje, atd. Stručně řečeno vše pro to, aby na konci projektu byly splněny požadavky co do kvality, času i nákladů. Tak vzniká soubor dokumentů, který je základem pro smlouvu se zákazníkem (externí projekt) nebo pro rozhodnutí vedení firmy (interní projekt).
Plánování zdrojů je součásti nabídky pro zákazníka. Je třeba si ověřit zadaná data, např. deadlines, počet pracovníků a jejich man-days. Výsledky plánování jsou předpokladem pro kalkulaci ceny projektu a splnění všech požadavků zákazníka.
Kalkulace nákladů se provádí podrobně a sice za každé oddělení.
Pro kalkulaci nabídky např. u firmy Siemens AG byly vyvinuty specielní programy, které na základě požadavků zákazníka vykalkulují požadované výstupní hodnoty např. množství a cena materiálu, počet man-days pro pracovníky, kteří montují, zkoušejí a též odpovídající náklady. To vedlo k vytvoření rychlé a spolehlivé nabídky.
Jednou zákazníkovi zaslaná nabídka se už nedá znova kalkulovat. Zákazník však může některé pozice eliminovat a pokrýt je za lepší cenu u konkurence.
Úspěšné projektově orientované firmy mají před projektovým startem připravené plánování z více jak 70%.
Období mezi odevzdáním nabídky a smlouvou může trvat i několik měsíců. Po tuto dobu jsou rezervovány zdroje. Projekt je nastartován podepsáním smlouvy se zákazníkem nebo souhlasem vedení firmy. Po startu projektu následují 2-3 týdny na přípravu kick-off meetingu.
V tomto období jsou odchylky ve smlouvě zaneseny do plánu i dalších dokumentů. Jednotlivá oddělení kontrolují momentální situaci. Změny, jako výpadek specialisty se řeší též v tomto období.
Na kick-off meetingu jsou všichni účastníci seznámeni již s velmi stabilním projektovým plánem. Další změny, např. od zákazníka během realizace projektu, se zanášejí do plánu a vždy se kontrolují jejich následky, t.j. náklady a potřebný čas.
Změny se diskutují na projektové schůzi a nová verze plánu se komunikuje s účastníky projektu.
Závěr:
Začít plánovat až po projektovém startu znamená plánování neúspěšného projektu. Předprojektová fáze a aktivity v ní jsou základem budoucího projektu. Zde se již vytváří know-how, šance na trhu a je i měřítkem profesionality firmy. Pokud není systémový přístup již v předprojektové fázi, tak váš projekt bude probíhat jako např. oprava dálnice D1 Praha-Brno.
Ivan Valíčeki.valicek@bluewin.ch
