Zatímco se studenti učí technologické dovednosti, některým chybí obchodní cit a návyky založené na „měkkých“
dovednostech. Jde o odpovědnost, vynalézavost, ale i odpovědné vedení. Bohužel to platí nejen pro studenty, ale setkal jsem se s tím i u některých projektových manažerů. Věnujme se proto profesní nezralosti obecně u zaměstnanců, což jsou potenciálně členové našich týmů. Naznačují ji například tyto příklady přesvědčení nebo jednání:
- Věří, že úsilí je důležitější než výsledky;
- Čeká na výzvu k práci přesčas, když je to nutné;
- Očekává, že někdo (vedení) iniciuje potřebnou změnu v oblasti, která ovlivňuje jeho vlastní pracovní výkon;
- Stěžuje si namísto konstruktivního řešení problémů;
- Vyhýbá se eskalaci problémů, které jsou zjevně ve slepé uličce;
- Přináší problémy vrcholovému vedení bez doporučení řešení;
- Věří, že závazky jsou přechodné;
- Čeká na zplnomocnění a autoritu od „vyšší šarže“, než se něčeho ujme;
- Zpoždění při žádosti o pomoc, když je potřeba;
- Nenese odpovědnost za vlastní činy;
- Myslí si, že u další společnosti je tráva zelenější;
- Věří, že šéf je zodpovědný za kariéru zaměstnance.
Když se zaměstnanci nenaučili, co to znamená být profesně zralý, musí je to naučit manažeři. Příliš často však manažeři buď vykazují podobnou profesní nezralost, nebo dávají vyšší prioritu jiné práci, než je jejich klíčový úkol, což je péče o rozvoj jim svěřených zdrojů, tedy zaměstnanců. Výsledkem je zátěž pro projektové manažery – kromě plánování a realizace úspěšného projektu musí věnovat čas a energii tomu, aby naučili členy svého týmu, co představuje správné chování.
Mnoho společností deklaruje, že jejich nejdůležitějším aktivem jsou jejich zaměstnanci, ale všichni víme, že často to není zcela pravda. Nejdůležitějším aktivem společnosti jsou její lídři. Pokud má společnost průměrné vůdce a nejlepší zaměstnance, bude odsouzena k průměrnosti. S nejlepšími vůdci a průměrným personálem bude stejná společnost impozantní silou. Proč? Protože zaměstnanci splňují očekávání svých vedoucích – společnosti s nejlepšími vedoucími budou mít nakonec ty nejlepší zaměstnance.
Projektoví manažeři jsou vůdci, a tedy učitelé. Profesní vyspělost členů projektu se zlepší na základě vašeho uznání tohoto všudypřítomného problému a ochoty stát se součástí řešení. Mohlo by pomoci pár zásad týkajících se běžné činnosti manažera, které lze najít na internetu.
Tipy pro efektivní komunikaci
- Vyhněte se buzzwordům. Při předkládání složitých problémů omezte používání technického žargonu na minimum a spolehněte se na analogie a jednoduchá schémata.
- Nedělejte ukvapené závěry. Můžete mít pocit, že už rozumíte technickému problému zaměstnance, ale věnujte zvýšenou pozornost tomu, co vám chce říct, než odpovíte.
- Ukažte empatii. Každý pohled je jedinečný. Snažte se porozumět individuálním názorům kolegů a uznat jejich obavy.
- Řekněte to osobně. Přestože jsou email a telefon pohodlnými nástroji, naplánujte si individuální a skupinové schůzky pro plánování a diskuse zaměřené na řešení.
- Buďte trpěliví. Některým jednotlivcům trvá pochopení technických problémů déle než jiným. Zkuste použít různé fráze nebo ilustrace, dokud všichni nepochopí koncept.
Mnoho času trávíme reagováním na krize nebo problémy. Zde jsou návrhy pro zkrácení času stráveného v krizovém režimu:
- Požádejte o odpověď. Povzbuďte členy týmu, aby přicházeli s řešeními. Schválení jejich doporučení zabere méně času než řešení záležitostí osobně a pomáhá zaměstnancům rozvíjet se profesionálně
- Delegujte. Pověřte důvěryhodného vedoucího zaměstnance, aby byl kontaktním bodem, když nastanou potíže. Může rozhodnout, zda jde o situaci, kterou lze zvládnout bez zásahu vedoucího pracovníka.
- Důvěřujte týmu. Pokud se zaměstnanci cítí vždy druhořadí, přestanou je angažovat. Podporujte rozhodnutí, která byla učiněna obezřetně, bez ohledu na výsledek. Pokud se problém nepodařilo úspěšně vyřešit, proberte se zaměstnancem, jak podobné situace v budoucnu řešit lépe.
- Problémy řešte v zárodku. Když se ocitnete v situaci, jako je špatný přístup člena týmu, který nedodržuje termíny, okamžitě zakročte. Zpoždění i o několik dní může problém jen zhoršit.
Smysluplné schůzky jsou zásadní. Tipy na efektivnější schůzky jsou:
- Ujistěte se, že ke schůzce existuje důvod. Když budete pozváni na schůzku, zhodnoťte, jak diskuse ovlivní tým a zda váš příspěvek bude přidanou hodnotou. Pokud ne, odmítněte.
- Dodržte čas začátku a konce. Schůzku začněte nejdříve tím nejdůležitějším. Pokud lidé mohou přijít o 15 minut později, aniž by něco zmeškali, nemají žádnou motivaci být dochvilní.
- Vytvořte písemnou agendu. Ze schůzek bez programu se snadno mohou stát maratónská sezení. Požádejte pozvané, aby předložili témata k diskusi, přičemž nejdůležitější položky budou uvedeny jako první. I když se konverzace může od těchto témat odchýlit, agenda může být nástrojem k přesměrování pozornosti zpět.
- Sbírejte nápady předem. Pokud je účelem schůzky brainstorming, požádejte jednotlivce, aby předem vytvořili několik nápadů. To může začít věci rychleji.
- Bavte se. Plánujte čas na schůzku tak, abyste si mohli i popovídat. Posilování morálky je jednou z výhod osobních schůzek, takže je využijte k budování kamarádství.
