Při odhadování projektu doufejte v to nejlepší, ale plánujte to, co s největší pravděpodobností nastane

Následujících několik tipů nabízíme jako pomoc pro získání lepších odhadů.

Tip 1: Lepší odhady vycházejí z lepších informací. Na začátku je těžké skutečně vědět dost na to, abychom mohli něco efektivně odhadnout bez potřeby dalšího upřesnění. Například, dokud si stavitel domu plně neuvědomí, co se od domu očekává, pak neexistuje způsob, jak zjistit náklady a časový plán. To platí pro projekty v jakémkoli odvětví.

Rozhovor se zákazníkem (uživatelem) za účelem stanovení požadavků
a přesně toho, co je požadováno, může nějakou dobu trvat (často je nedostatek času) a navíc před konečným schválením mohou být vyžadovány různé úpravy. Ale poměrně rozumný odhad a je možný teprve poté. Také pak lze stanovit termíny. Všechny projekty musí před odhadem projít tímto běžným procesem. I přesto jsou projektoví manažeři stále a stále nuceni odhadovat na základě malých nebo žádných znalostí.

Tip 2: Nikdy neodhaduj sám. Projektoví manažeři mají často pocit, že se při vytváření odhadů musí spolehnout sami na sebe. Je důležité, aby se zapojilo několik lidí, protože každý přistupuje k procesu s osobními zkušenostmi a předsudky.

Vhodná je metodika Delphi. Spočívá ve využití tří příslušných odborníků na dané téma – lidí, kteří mají relevantní zkušenosti s uvažovaným produktem, s aplikací, s nástroji a technologií. Dostanou stejné informace o projektu, a poté vytvoří vlastní odhad bez vzájemné konzultace. Po prvním kole odhadů vedou tři odborníci s projektovým manažerem diskuzi a hledají shodu. Odhady provedené několika lidmi mají mnohem větší šanci, že budou rozumnější a realističtější než odhady, kterých může dosáhnout jeden člověk ve vzduchoprázdnu.

Tip 3: Je lepší mít přibližně pravdu než se absolutně mýlit. Konkrétní jednočíselné odpovědi bývají chybné, zatímco odhady ve formě rozsahu obvykle bývají realističtější. To platí zejména v raných fázích projektu, kdy existuje mnoho nezodpovězených otázek a nejistot. Zatímco management obvykle očekává poměrně konkrétní odhad, zahrnující vše od konceptu až po finální dodávku, v raných fázích projektu je vhodné hovořit o rozsazích namísto konkrétních čísel. Při použití normální distribuce a standardní odchylky se odhad může pohybovat od nízké, kterou může projekt zlepšit asi v 16% času, až po vysokou, kterou může projekt překročit asi v 16% času. Při použití tohoto rozsahu by si odhadce byl na 68% jistý, že odpověď projektu je mezi vysokou a nízkou hodnotou.

Tip 4: Konzistentní proces přináší lepší odhady. Existují stovky vzorců, nástrojů, technik a softwarových balíčků, které pomáhají při odhadování. Každý z nich má nějaké vlastnosti a zvláštnosti. Vyberte si techniky a konzistentně je používejte – pochopitelně v závislosti na různých situacích odhadu. Může to být technika shora dolů (na základě analogie nebo Function Points) nebo přístup zdola nahoru (Estimating Matrix) – ten se používá pro detailní odhad. Zvolené metody odhadu musí být:

  • Funkční – co lze používat s přiměřenou jistotou a pohodlím;
  • Logické – co lze vysvětlit ostatním, aby to pochopili;
  • Důsledně aplikovány – můžete stát zběhlým v jeho aplikaci;
  • S možností zlepšení – technika, kterou lze revidovat, když jsou skutečné výsledky sledovány a porovnávány s odhady.

Tip 5: Příliš optimistické odhady vždy způsobí potíže. Ať už jde o čas, peníze nebo pracovní zdroje, skutečný projekt málokdy skončí podle očekávání. Zkušení projektoví manažeři vědí (na základě minulých zkušeností), že by neměli být přehnaně optimističtí. Protože však management nebo firemní zákazníci chtějí nebo potřebují optimistické předpovědi, existuje silný tlak na to, abychom byli pozitivním týmovým hráčem. Na základě tohoto očekávání manažer doufá, že vše půjde dobře, plánuje pro práci na projektu nejlépe kvalifikované lidi s největšími obchodními znalostmi a největší dostupností. To vede k tomu, že rozvrh vypadá realisticky. Ale všichni známe, jak to končí – jak je v naší zemi zvykem „úmysly byly ty nejlepší, ale dopadlo to jako vždycky“.