Jak na Plán komunikace

Někteří lidé jsou přirozeně skvělými komunikátory; pro nás ostatních to vyžaduje nějakou práci. Dobrou komunikaci určuje mnoho různých komponent, ale dobrým výchozím bodem je plán řízení komunikace. Když si s ním dáte odpovídající práci, tak vám poskytne šikovný kontrolní seznam, který zajistí, že budete komunikovat kdy a co byste měli. Ale to není nutně jeho nejsilnější výhoda. Pokud to uděláte správně, může být sestavení Plánu řízení komunikace skvělým nástrojem pro budování vztahů se zákazníkem, s managementem a dokonce i s týmem.

Jak tedy postupovat při vytváření tohoto plánu? Technika je nazvaná v PMBOK® jako analýza podílníků. Trochu velká slova pro činnost zakládající se na využití zdravého rozumu. Zde je pro jistotu konkrétní postup:

  1. Zjistěte, komu na vašem projektu záleží (nebo by ho měl zajímat).
  2. Určete, od koho dalšího budete potřebovat informace.
  3. Rozhodněte se, jaké informace potřebujete.
  4. Zeptejte se zúčastněných stran, jaké informace chtějí nebo potřebují.
  5. Vytvořte koncept pro své komunikační potřeby.
  6. Zkontrolujte návrh na schůzce s co největším počtem zúčastněných stran.
  7. Vytvořte plán řízení komunikace ze vstupu, ze kterého získáte hodnotící schůzi.

Podívejme se na tyto kroky trochu podrobněji. První a druhý krok je ve skutečnosti jen snaha zjistit, s kým komunikujete. Obvykle je snadné identifikovat podílníky jako zákazník, sponzor nebo vaše vedení; ale může být méně zřejmé, že potřebujete komunikovat se svými kolegy, ale i např. s vládní agenturou nebo různými organizacemi, které by váš projekt mohl ovlivnit. Mezi techniky, které zde mohou být užitečné, patří brainstorming, revize minulých projektů (hlavně jejich dokumentů) a pohovor. V této fázi projektu je lepší zahrnout než vyloučit. Jakmile je váš rozsah pevně definován, některé z těchto podílníků můžete vyloučit.

Kroky 3 a 4 se zaměřují na to, jaké informace jsou skutečně potřebné. Nedostatečná komunikace může být vážným problémem, ale také nadměrná komunikace není někdy vítaná. Zeptejte se sebe a případně podílníků: „Proč?“ Pokud nevíte, proč něco potřebujete, je pravděpodobné, že byste se měli držet stranou.

Následují kroky 5 a 6. Vytvořte návrh a prohlédněte jej s klíčovými podílníky. Může to být docela jednoduché.

Pokud si teď prohlédnete komunikační mapu, pravděpodobně se toho o svých podílnících dozvíte hodně. Pravděpodobně je do procesu plánování projektu zapojíte snadněji. Hlavně můžete zjistit, jakou upřednostňují komunikaci a co by měla být vaší nejlepší komunikační strategie. Někteří z nich mohou upřednostňovat e-mail jednou za měsíc; ostatní mohou potřebovat individuální schůzku s podrobnou analýzou stavu projektu.

V tomto okamžiku by mělo být docela snadné převést to, co víte, do Plánu řízení komunikace. To je krok 7. Lze provést ve formátu tabulky, který ukazuje, co, kdy, kde, jak a kdo. Ale může to být i mind-mapa pto toho, komu vyhovuje. Ujistěte se ale, že to bude živý dokument, protože vaše komunikační potřeby a potřeby vašich zúčastněných stran se pravděpodobně budou měnit tak, jak projekt prochází fázemi a jak se měmí i okolí projektu.