Agilní řízení a PMI

Agilita hýbe Českem. Aktuálně se řada bank rozhodla pro přechod svého projektového řízení na agilitu. Jak na tuto módní vlnu reaguje PMI? Specifika agilního řízení jsou uvedena v samostatné příloze PMBOK V6 a zároveň se i pomalu doplňují do certifikačních testů. Uvádíme přehled samostatné přílohy PMBOK ve znění, které je obsahem příručky certifikačního školení viz http://www.ippproject.com/skoleni-a-priprava/priprava-k-certifikaci-pmp/.

Agilita není „tvrdá“ metodika, ale spíš pohled na způsob vedení týmu, doplněný různými rámcovými postupy určenými k úpravě dle specifik konkrétní situace. Agilního řízení je vhodné na komplexní a komplikované úlohy. Tyto pojmy jsou definovány na dvojrozměrné ploše definované nejistotou technického řešení a vágností požadavků. Blíže viz obrázek:

Je možno uvést příklady. Agilní vývoj a řízení jsou vhodné:

  • kde je vyžadován výzkum nebo vývoj
  • obsahuje časté změny
  • požadavky jsou neznámé nebo nejisté, nebo cíl je těžko popsatelný
  • obsahují velké množství rizik.

Existují 4 druhy životního cyklu projektů, agilní je jedním z nich. Ale málokdy lze najlézt jednoznačný životní cyklus, v každém projektu jsou nějak více či méně obsaženy, málokdy je v projektu je jeden:

  • prediktivní
  • iterativní (reakce na zpětnou vazbu z ještě nedokončeného výsledu, např. prototypování)
  • inkrementální (dodávky po částech)
  • agilní.

Rolí projektového manažera je sloužit týmu, zametat cestičku, což ve výsledku vede k úspěchu celého týmu. Jde tedy o vedení metodou „servant teadership“. Z toho vyplývají i role členů agilního týmu:

  • Product owner – vedení technického vývoje produktu
  • facilitátor – tedy výše zmíněná podpora týmu. V různých agilních metodikách je nazývána různě, např. scrum master.
  • člen týmu. V této souvislosti jsou odborníci, členové týmu, tříděni do dvou kategorií:
    • I-shaped znamená úzké specialisty, s hlubokou avšak nepříliš širokou znalostí
    • T-shaped jsou více obecně zaměření specialisté a pro agilní týmy jsou obvykle výhodnější

Vztah agilního řízení a metodiky Kanban je ten, že jsou konkrétním implementaceni principu Lean. Před rozhodnutím o agilním řízení projektu je vhodné si odpovědět na čtveřici otázek:

  • Vize projektu – proč jej děláme?
  • Kdo z projektu bude benefitovat?
  • Co znamená, že projekt je hotov – odtud se odvíjí kritéria pro release?
  • Jak budeme spolupracovat?

Další pojem je retrospektiva. Obvykle se dělá při náselujících příležitostech:

  • release
  • prošlo již několik týdnů od minulé
  • když viditelně klesá výkon týmu
  • nebo při dosažení nějakého milníku.

Backlog je tříděný seznam úkolů, nad nimiž tým pracuje. O třídění se stará product owner, zvláště pokud je využit iterativní životní cyklus.

Další pojem je standup. Provádí se denně, hlavním cílem je mikrosouhlas členů týmu s následujcí prací v nejbližší době. Každý člen během standu odpovídá na následující otázky:

  • Co jsem od minule udělal / dokončil?
  • Co plánuji na dobu do příštího standupu?
  • Jaké vidím problémy nebo rizika?

 

Nejznámější metodiky agilního řízení:

název              charakteristika
Scrum ·         U nás nejběžnější

·         Vlastník produktu odpovídá za maximalizaci produktu

·         Team je multidisciplinární a piokrývá celou potřebnou znalostní oblast

·         Scrum master odpovídá za proces (servant)

Extreme programming ·         Celý tým sedí pohromadě

·         Programování v páru – z důvodu testování

·         Desetiminutové úkoly

·         Test-first

Kanban ·         Vizualizace postupu

·         Omezený počet aktivit

·         Spolupráce a zpětná vazba

Crystal method ·         Časté dodávky

·         Uzavřená komunikace

·         Pocit komfortu členů týmu a snadný přístup k odborníkům

Scrumban ·         Na pomezí Scrum a Kanban
FDD (Feature-driven development) ·         Role PM, hlavního architekta, vedoucího vývoje, šéfrogramátora, vlastníka a doménového experta

·         5 procesů:

◦     vývoj cerlkového modelu

◦     vytvoření seznamu vlastností

◦     rozplánování rysů

◦     návrh rysů

◦     realiazce po jednotlivých rysech

AgileUP (Unified Process) ·         Koncentrace na high-level aktivity

·         Nezávislost na nástrojích

·         Infomovanost týmu

Scrum of Scrum ·         Koordinace více malých týmů na velkém úkolu

·         Využítí postupů Scrum

Scaled Agile Framework ·         Pro velké úkoly

·         Inkrementální vývoj s krátkými cykly

·         Systémové mšlení, rozhodování zásadně z ekonomického hlediska

LeSS (Large Scale Scrum) ·         Organizace několika vývojových týmů na společném velkém vývoji

·         Koordinace přes týmy

·         Retrospektiva orientovaná na zlepšení mezitýmové spolupráce

Enterprise Scrum ·         Využití metody Scrum přes celou organizaci
DA (Disciplined Agile) ·         People first

·         Learning-oriented

·         Goal-driven

·         Cykly pro kompletní dodávku

 

Rubriky: Nezařazené | Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Agilní řízení a PMI

Další běh přípravy k certifikaci PgMP

Statistika je ošidná věc. Už známá scéna Felixe Holzmanna ukazovala, že pokud jeden sní dvě husy a druhý žádnou, tak vyjde, že husu měli oba. Ale přesto mi zvědavost nedala a zajímal jsem se, kolik je na celém světě nositelů nejprestižnější projekťácké certifikace PgMP (Program Management Professional) a podělil jsem jejich počet obyvatelstvem na planetě. Vyšlo mi, že na desetimiliónovou zemi, jako je ČR, by to měli být tři. A na Slovensko tedy jeden a půl. Jak jsme na tom? V ČR jsme tři nositelé tohoto titulu, tedy přesně podle statistiky, ale na Slovensku zatím o žádném nevím. Vím ale, že je v Evropě i řada větších zemí, kde „svůj průměr“ ani zdaleka neplní, zatímco taková Inde jej výrazně překračuje. Tedy neobávám se říct, že ČR je v počtu certifikovaných programových manažerů vztažených na počet obyvatel na špici Evropy. Nepochybně je to zásluhou společné přípravy k této certifikaci, která pod záštitou České komory PMI již dvakrát v rámci Projektového Undergroundu proběhla.

příštím běhu přípravy k certifikaci PgMP se budeme účastnit spolu s kolegy ze Slovenska. Přinese to i nové uspořádání, kdy přípravný tým se nebude, jako dosud, scházet face-to-face, ale prostřednictvím videokonference. Přináší to výhodnou možnost se účastnit zájemcům nejen z Prahy, jako dosud, ale i z Brna, Bratislavy či Košic či odkudkoliv jinde. To je zajímavá příležitost, ne?

Jak taková příprava probíhá? Celá oblast programového řízení je rozdělena do cca 25 okruhů. V dohodnutém čase se tým potkává nad dvojicí z těchto okruhů, přičemž čtyři účastníci si připravili a prezentují informace, každý z nich k jednou z okruhů. Následně jsou v celém týmu diskutovány, jednotliví členové mohou porovnávat své zkušenosti a informace s tím, co bylo prezentováno a diskutují o tom. Samozřejmě je přítomen certifikovaný programový manažer, aby mohl korigovat případnou diskuzi v duchu standardu PgMBOK. Ukazuje se, že toto je nejefektivnější cesta k přípravě účastníků, zvlášť pokud je na konci ještě doplněna společným boot-campem, kde se všechna témata projdou ještě jednou společně.

Celá příprava probíhá ve vzájemné spolupráci, tedy zcela zdarma. Tentokrát poběží pod „federální“ záštitou České i Slovenské komory PMI. Jako bonus ještě každý účastník získá program, jehož pomocí si může zkoušku až třikrát vyzkoušet nanečisto na svém počítači. Samozřejmě otázky se liší od těch, s nimiž se při zkoušce setká, ale je ověřeno, že jsou velice podobné. Při opakování testu se otázky mění – v zásobě jich aktuálně mám asi 2500 a z nich si program pro každé sezení vybere jiné. A ke každé odpovědi se dostane i informace, zda volba byla správně, proč je odpověď správná či špatná, a případně jaká je správná odpověď. Tedy je zde zdarma nabízena možnost zkoušky klidu – tedy bonus, který je jinak pouze součástí komerčních kursů k přípravě k certifikaci (viz http://www.ippproject.com/skoleni-a-priprava/priprava-k-certifikaci-pmp/).

Řízení programů je něco jiného než řízení projektů. Praxe jednoznačně ukázala, že projekty charakteru programu řízené metodikou pro řízení projektů představují riziko jak pro firmu, v nichž probíhají, tak pro manažery těchto programů. Pro manažera spočívá riziko ve vyšší pravděpodobnosti neúspěchu, pro firmu je jistě bolestnější. Příčiny toho spočívají v trojici základních rozdílů mezi projekty a programy:

  • Programy jsou primárně orientované na výnosy, projekty na náklady.
  • Řízení projektů projevuje obecně menší flexibilitu reakcí na vnější vlivy, které naopak jsou v programech určující.
  • Relativní uzavřenost projektů – pokud více projektů vzájemně souvisí, vyžaduje vzájemnou koordinaci a pokud taková koordinace není, přenáší se na liniový management.

Není ale ani pravda druhý extrém, že vše jsou programy, právě naopak. Ale to nic nemění na nezbytnosti detekce programů v portfoliu projektů firmy a přizpůsobení metody řízení jejich existenci. Platí přitom, že vlastní název nemá obvykle vůbec žádný vztah k tomu, zda jde skutečně o program nebo o projekt. Je na tomto poli ještě hodně k edukaci prostředí a to je a bude role manažerů programu. A co Vy? Řídili jste již rozsáhlý projekt nebo program? Nechcete se přidat a být průkopníkem programového řízení ve své komunitě? Příprava k certifikaci není jednoduchá (tak jak to odpovídá tomu, že jde o nejprestižnější certifikaci PMI), ale stojí to za to! 17. prosince večer proběhne první call zájemců, kde si dohodneme provozní záležitosti – jak, kdy atd. Tak neváhejte se ozvat!

Mimochodem – pokud organizace ve Vašem okolí uvažuje o zavedení programového řízení nikoliv podle názvu, ale tak, aby opravdu programy byly řízeny jako programy, neváhejte se obrátit o radu či pomoc – na mail Igor.Luhan@ippmeasure.com.

Poznámka: první video-schůzka účastníků proběhne 10.1.2019 od 18 hodin

Rubriky: Nezařazené | Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Další běh přípravy k certifikaci PgMP

Co a jak (8. část) – osvědčená řešení

Zde najdete rady jak postupovat v situacích, které byly uvedeny v předchozím příspěvku publikovaném včera.

První situace: motivace

Finanční motivace se posouvá do hygienických faktorů, tedy spíše demotivuje její nepřítomnost než že by motivovala – aby vůbec motivovala, musí být rozsahem významná. Jsou osoby, které již finančně motivovat nelze – pak použijte jiné faktory (druh práce, prestiž, atd.). Je chybou vázat odměny na finanční úspěch projektu (může být mimo možnosti ovlivnění týmem), ale je třeba využívat i jiné faktory. Nicméně nepřítomnost finanční odměny může tým výrazně demotivovat a s tímto faktorem je opět rozumné pracovat jako s rizikem – včetně jmenování správce takového rizika někým, kdo má sílu tento fakt ovlivnit.

Druhá situace: řízení diskuze

Pokud něco nejde, je dobrá otázka: „co brání tomu, aby byl úkol dokončen? Čím k tomu mohu přispět?“. Často se ukáže, že po sumarizaci podmínek je vše řešitelné.

K tomuto módu diskuze se můžeme dostat, budeme-li moderovat statusovou diskuzi standardní sérií otázek:

– Cos udělal tento týden a co plánuješ na příští týden?

– Jaké jsou překážky v tom splnit plán na příští týden? S čím mohu pomoci?

Třetí situace: metriky

Doporučené metriky jsou tyto:

  • Ekonomika, pracnosti, schopnost využít vlastní zdroje.
  • Zda došlo ke kolizi zdrojů.
  • Dodržení harmonogramu, zvlášť nepřekročení doby analýzy a programování a dodržení rozsahu testování.
  • Kvalita analýzy a komunikace změn analýzy – s kvantifikací této metriky může být problém a její vynucování vede na riziko přemodelování.
Rubriky: Co a jak | Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Co a jak (8. část) – osvědčená řešení

Co a jak (8. část)

Pokračujeme v seriálu, který čerpá a bude čerpat z ohromného rezervoáru rad a zkušeností získaných na nesčetných diskuzích, které již v rámci Projektového Undergroundu proběhly. Nejde o teoretické rozbory, ale naopak o zcela praktické situace a jejich řešení. Snažíme vybrat situace, které se na diskuzích opakovaly, a také postupy, které v praxi pomohly.

Nejprve najdete popis situace a odpověď či doporučené řešení je až dále v textu Zpravodaje. To proto, abyste si mohl(a) vyzkoušet, jak byste takovou situaci řešil(a) sám, kdybyste se s ní setkal – a pak si porovnat svoje zkušenosti se zkušenostmi ostatních. No a vůbec nejraději budeme, pokud se popisem „strefíme“ do problému, který vás aktuálně trápí, a přispějeme tak zkušenostmi k jeho řešení.

První situace: motivace

Jaké jsou zkušenosti s cílovou prémií v projektu a s mechanismem jejího rozdělování? A jak motivovat tým, který byl zvyklý na finanční bonus, přičemž firma změnila politiku odměňování a tuto variantu nově nepřipouští?

Druhá situace: řízení diskuze

Existuje osvědčený trik co dát do prezentace aby motivovala k rozhodnutí?

Třetí situace: metriky

Jaké metriky lze použít při kontrole ICT projektů (popř. které jsou optimální)?

Rubriky: Co a jak | Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Co a jak (8. část)

Co a jak (7. část) – osvědčená řešení

Zde najdete rady jak postupovat v situacích, které byly uvedeny v předchozím příspěvku publikovaném včera.

První situace: motivace

Taková situace signalizuje chybu PM. Je třeba zjistit důvod pochybností, protože to může být významné riziko. Někdy pomohou individuální diskuze s jednotlivými členy týmu – detekce toho, čím mohou přispět, hledání seberealizace, zdůraznění příležitosti.

Druhá situace: rozhodování

Známá teorie říká, že v mozku jsou 4 zóny a lidé se liší podle toho, která z nich je u nich primární /typologie MBTI vycházející z Hippokrata1 – Hráči hledající rozruch (méně než 40 % v populaci);    Strážci hledající bezpečí (méně než 40 % v populaci); Racionálové hledající znalosti (více než 10 % v populaci); Idealisté hledající identitu (více než 10 % v populaci)/. Při přípravě prezentace neznáme publikum, měla by proto mířit na všechny typy a umožnit jejich ztotožnění se. Proto by měla být v této sekvenci:

  1. Stav (věcné zhodnocení – pro racionála)
  2. Pocit z tohoto stavu (pocitové zhodnocení – pro hráče)
  3. Cíl (kam se chceme dostat – pro idealistu)

    4. Harmonogram (kroky, které povedou k cíli – pro strážce)

Třetí situace: etika

Zde jsou důležité tyto faktory:

  • svědomí je v úzké souvislosti s prioritami každého PM;
  • podpora firmy a kultura v ní je klíčová pro rozhodnutí (pokud to dělají všichni, pak se s tím nedá moc dělat);
  • v prostředí s tvrdou metrikou je možno odmítnout, v měkkém prostředí by to mohlo být chápáno jako neloajalita;

    • důležitý je pohled zákazníka, zda si fakticky uvědomuje, že za tu cenu nemůže dostat to, co chce (tedy zda též hraje hru).

Rubriky: Co a jak | Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Co a jak (7. část) – osvědčená řešení

A co dál?

Tempo změn se v příštích letech patrně ještě zrychlí. Jak se mohou projektoví manažeři přizpůsobit, aby si udrželi pozici a případně se posunuli ještě dále? Tady je pár poznatků ze zářijového čísla časopisu PM network, vydávaného PMI.

51% organizací se domnívá, že dovednosti lidí jsou dnes mnohem důležitější než před pěti lety. Proto se doporučuje získat certifikát.

72% projektových manažerů se domnívá, že certifikace je pro ně velmi důležitá.

Podle vedoucích pracovníků budou mít zvýšený důraz ve věku automatizace tyto dovednosti:

65% Technické dovednosti

63% Komplexní řešení problémů

55% Kognitivní schopnosti

54% Procesní dovednosti

53% dovednosti v oblasti řízení zdrojů

52% Sociální dovednosti

Protože bezplatná příprava k certifikaci v rámci Projektového Undergroundu právě končí, dáváme na závěr několik odkazů na osvědčené firmy poskytující tuto přípravu na komerční bázi:

http://www.ippproject.com/skoleni-a-priprava/priprava-k-certifikaci-pmp/

https://www.pmconsulting.cz/kurzy/priprava-na-certifikaci-pmi-pmp/

https://www.shine.cz/priprava-k-certifikaci-pmprcapmr

Rubriky: Nezařazené | Komentáře nejsou povolené u textu s názvem A co dál?

Co se stalo

Na „horkou židli“ si v říjnu, v rámci akce „grilování projekťáka“ sedl zkušený projektový manažer Tomáš Zatloukal. Po sametové revoluci v sobě objevil náklonnost k financím a tak po transformaci České Spořitelny, po její akvizici Erste Bank, zakládal před více než 15 lety Project management Office (PMO). Potom vedl PMO v Erste Group, kde si prožil i největší f*ck-up projekt. Nyní prožívá revoluci přechodu banky do agilu, doby post-projektové. Kolem tohoto tématu se také točila velká část diskuze – dopady do procesů, do postavení a práce projektových manažerů a koneckonců i do jejich života. Děkujeme Tomášovi za otevřenou a zajímavou diskuzi.

Rubriky: Co se stalo | Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Co se stalo

Co a jak (7. část)

Pokračujeme v seriálu, který čerpá a bude čerpat z ohromného rezervoáru rad a zkušeností získaných na nesčetných diskuzích, které již v rámci Projektového Undergroundu proběhly. Nejde o teoretické rozbory, ale naopak o zcela praktické situace a jejich řešení. Snažíme vybrat situace, které se na diskuzích opakovaly, a také postupy, které v praxi pomohly.

Nejprve najdete popis situace a odpověď či doporučené řešení je až dále v textu Zpravodaje. To proto, abyste si mohl(a) vyzkoušet, jak byste takovou situaci řešil(a) sám, kdybyste se s ní setkal – a pak si porovnat svoje zkušenosti se zkušenostmi ostatních. No a vůbec nejraději budeme, pokud se popisem „strefíme“ do problému, který vás aktuálně trápí, a přispějeme tak zkušenostmi k jeho řešení.

První situace: motivace

Jakým způsobem by měl vedoucí projektový manažer motivovat členy týmu, když mají velké pochybnosti o úspěšnosti projektu?

Druhá situace: rozhodování

Existuje osvědčený trik co dát do prezentace aby motivovala k rozhodnutí?

Třetí situace: etika

Obchodník přichází s tím, že má informaci, že zvítězí nabídka o 40% levnější a cestou není debatovat snížení rozsahu. Navrhuje (požaduje) snížení odhadů pracnosti, škrtnutí rezervy a nastavení projektu na dobré změnové řízení, kterým se zajistí profitabilita z pohledu dodavatele. „Odřiďme si dobře zákazníka“ říká obchodník. Standard PMI, který PM podepsal, jasně říká, že nikdy nebude nesprávně informovat o odhadech pracnosti.

Co má udělat PM:

– Udělat, co chce obchodník

– Eskalovat na vedení společnosti a trvat na poctivém přístupu

– Odmítnout projekt řídit

– Neuposlechnout a v týmovém duchu informovat zákazníka a snažit se ho přesvědčit o rozumném přístupu

– … ???

Rubriky: Co a jak | Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Co a jak (7. část)

Co a jak (6. část) – osvědčená řešení

Zde najdete rady jak postupovat v situacích, které byly uvedeny v předchozím příspěvku publikovaném včera.

První situace: úspěšné vyjednávání

Očekávání formuje jak naše vyjadřování, tak i naše naslouchání. Negativní očekávání nás vede k tvrdšímu a agresivnějšímu (eventuálně submisivnímu) vyjadřování. Zároveň při naslouchání jsme citlivější na negativní signály v komunikaci.

Pro úspěch vyjednávání je klíčové motivovat partnera k přijetí společného závěru. Pozitivní vyjadřování partnera vede k hledání řešení a ke kompromisu. Naproti tomu negativní vyjadřování nutně vede k hledání viníků, obhajování a negativní protireakci. Při negativním vyjadřování snadno vzbudíme u partnera obranné postoje. Ty potom vyjednávání brzdí a komplikují, protože partner se nevěnuje problému, ale obhájení své pozice a osobnosti.

Příklad 1

A: „Nemůžeme vám nabídnout nonstop servis.“

B: „To je problém, potřebujeme stálou pomoc.“

A: „Bohužel to opravdu nejde.“

B: „Tak to se asi nedohodneme …“

Příklad 2

A: „Náš servis funguje od 8 do 20 hodin.“

B: „A co když se něco stane v noci?“

A: „Podle zkušeností našich klientů, jim tento způsob vyhovuje, protože přes noc u nich na pracovišti nikdo není. Pokud byste měli nějaký problém, můžeme se pokusit ho řešit individuálně. Jak je to u vás s noční prací zaměstnanců?“

B: „No, občas někdo finišuje a je tam déle, ale po osmé jen výjimečně, to je pravda.“

Druhá situace: vůdcovství

Ano, vůdcovství se dá posílit či získat praxí. Ale PM musí mít sám motivaci a je to dlouhá cesta. Nicméně základní schopnost vůdcovství je podmínkou práce jako projektový manažer a tedy chce-li kdokoli být PM, musí chtít být i vůdcem.

Třetí situace: výměna osob u partnera

Pomáhá ošetřit smluvní klauzulí. Není-li taková možnost, pak zbývá vyjednávání. Nicméně někdy je výměna žádoucí.

Rubriky: Co a jak | Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Co a jak (6. část) – osvědčená řešení

Co a jak (6. část)

Pokračujeme v seriálu, který čerpá a bude čerpat z ohromného rezervoáru rad a zkušeností získaných na nesčetných diskuzích, které již v rámci Projektového Undergroundu proběhly. Nejde o teoretické rozbory, ale naopak o zcela praktické situace a jejich řešení. Snažíme vybrat situace, které se na diskuzích opakovaly, a také postupy, které v praxi pomohly.

Nejprve najdete popis situace a odpověď či doporučené řešení je až dále v textu Zpravodaje. To proto, abyste si mohl(a) vyzkoušet, jak byste takovou situaci řešil(a) sám, kdybyste se s ní setkal – a pak si porovnat svoje zkušenosti se zkušenostmi ostatních. No a vůbec nejraději budeme, pokud se popisem „strefíme“ do problému, který vás aktuálně trápí, a přispějeme tak zkušenostmi k jeho řešení.

První situace: úspěšné vyjednávání

Jaké jsou zásady pro úspěch ve vyjednávání?

Druhá situace: vůdcovství

Dá se posílit vůdcovství, když je zrovna slabou stránkou PM?

Třetí situace: výměna osob u partnera

Jak se bráníte výměně osob v průběhu projektu na straně zákazníka – PM, analytiků nebo investora?

Rubriky: Co a jak | Komentáře nejsou povolené u textu s názvem Co a jak (6. část)